Gemini Notebookの利用手順は極めてシンプルだ。「新規作成」したノートブックの画面で資料をアップロードすれば、それが検索可能なナレッジベースに変換される。後はチャット欄に質問を入力すればよい。

　具体的な活用例として、議事録の検索が挙げられる。プロジェクトの議事録をまとめてアップロードしておけば、「新システムのリリース日はいつに決まったんだっけ？」といった質問に対して、「リリース日は10月1日に決まりました」と該当する議事録のページ番号（出典）付きで回答してくれる。

　ここで重要なのは、従来のキーワード一致型検索の限界を突破できる点だ。例えば、過去の決定事項から「宣伝予算」について探す際、議事録に「広告費を30万円で承認」と書かれていたとする。この場合、「宣伝予算」というキーワードを入力しても、通常のキーワード一致型の検索システムではヒットしない。

　一方でGemini Notebookなら、文脈から言葉の概念を理解しているため、「宣伝予算」という質問に対して「広告費」の記述部分を的確に抽出できる。人がファイルを開いて目視で探す手間を省き、必要な情報に即座にアクセスできる仕組みが手に入る。

大部資料の要約から新人教育まで、さまざまな活用法

　Gemini Notebookでは、大量の資料から必要な情報を抽出することもできる。例えば、60ページに及ぶ製品マニュアルを読み込ませ、「要点を10個、出典付きで出力して」と指示すると、資料の内容を整理した回答が生成される。ページを順番に確認する代わりに、まずAIに要点を整理させ、その内容をもとに必要な箇所を確認するといった使い方ができる。

　過去の企画書や提案書を複数読み込ませて比較表を作り、次の企画のたたき台にするといったことも可能だ。これにより、過去の書類を読み込み、共通する成功要因を抽出するといった作業を自動化できる。また、カタログや研修資料を対象にすれば、「この商品の奥行きは何センチ？」といった仕様確認も瞬時に行える。

　業務マニュアルや手順書を登録して、新人教育に利用することもできる。例えば、新入社員が業務中に分からないことがあった場合、マニュアルを自分で探す代わりに、登録した資料をもとにAIに質問するという使い方だ。

　「この仕事でこういう状況になっている」と質問すると、関連する手順を回答した上で、詳しい内容が記載されているマニュアルのページを示す、といったやりとりが可能だ。先輩社員への確認や、マニュアルの検索をどのように組み合わせるかによって、使い方は変わる。

　これにより、指導する側の先輩社員は「まずGemini Notebookに聞いてみて」と促せば済むようになる。資料にない事柄については推測で答えず「書いていない」と返すため、新人がAIの事実誤認を信じて誤った手順で業務を進めてしまう心配もない。人に尋ねる心理的負担を減らしつつ、安全かつ迅速な自己解決を促せるわけだ。

データ整形やインフォグラフィックスの作成、音声コンテンツ化も可能

　Gemini Notebookは、単なる検索や要約にとどまらず、情報の加工や視覚化にも対応している。

　例えば、作成した資料を読み込ませて誤字脱字や矛盾点がないかを尋ねることで、文書の校正ツールとして利用できる。文書内に散在する情報を抽出して表形式に整理するといったことも可能だ。この応用例として、業務マニュアルの理解度を測るための問題集を回答や解説とセットで出力させるといった使い方が考えられる。

　また、堀口氏によると、文書の内容を1枚のインフォグラフィックスにまとめて出力する使い方もある。文章だけでは把握しにくい内容を図解にしたり、文書をマインドマップとして整理したりすることができるという。

　出力する内容の難易度を調整することもできるため、専門的な資料を、その分野に詳しくない人向けに言い換えるといった使い方も考えられる。

　資料の内容を音声でまとめる「音声解説」機能もある。資料を基に、2人のパーソナリティーが対話する形式の音声コンテンツを生成するもので、出力時の指示によって話し方を指定することもできる。例えば、「関西弁で出力して」といった指示にも対応する。

Geminiとの連携による高度な活用法

　Gemini Notebookは単体で利用しても便利なAIサービスだが、Geminiと組み合わせて利用することで、より高度な業務効率化を実現できる。

　Gemini Notebookはアップロードされた資料に書かれている事柄の調査や確認に特化しており、その資料の範囲内で回答を生成する。一方、Geminiは渡された情報を基にした文書作成やアイデアの拡張などを得意とする。

　そこで、Gemini Notebookで抽出した事実をGeminiに渡して文章を作ったり、Geminiで作成した業務指示の下書きをGemini Notebookを使って業務マニュアルと照らし合わせたりといった具合に、両AIサービス間でテキストを“往復”させることで業務効率を最大化できる。

　例えば、議事録の要点を社内の関係者にメールで送るケースを考えてみよう。まずGemini Notebookによって議事録から「会議で決まったことと担当者」を抽出する。次に、その抽出結果をGmailに組み込まれたGemini機能に渡し、「関係者への確認メールを丁寧語で下書きして」と指示する。その内容を確認し、必要な修正を加えて送信することで、圧倒的な時間短縮になるだろう。

　逆に、Geminiで作成した文書の下書きを、Gemini Notebookによって社内規定と突き合わせて問題がないか確認するといったこともできる。例えば、Geminiで「有給取得を促す全社案内文」の下書きを作り、就業規則や過去の通達を読み込ませたGemini Notebookに入力し、規定類と下書き文書の間に齟齬がないかを尋ねる。人が規定と突き合わせてチェックすれば多くの時間がかかる作業も、AIによる突き合わせならば数分で完了する。

　なお、この機能を使うには、法人の場合は有料の「Google Workspace with Gemini」プラン、個人の場合は「Google One Google AI」プランへの加入が必要となる。

機密情報の入力に注意　企業利用の場合は有料プランを

　このようにGemini Notebookは非常に強力なAIサービスだが、機密情報の入力には注意されたい。利用に際しては、必ず自社の生成AI利用ガイドラインなど社内ルールを確認し、それに従う必要がある。

　特に注意すべきは、無料版と有料版におけるデータの取り扱いの違いだ。個人向けのGoogleアカウントで利用できる無料版は手軽なものの、ユーザーが入力したデータが品質改善のためAIモデルの学習に利用される設定になっている場合がある。また、AIの回答に対して評価（フィードバック）を送信した際、サービス向上の目的からGoogleスタッフが会話ログを目視で確認するプロセスがあるため、社外秘や機密情報のアップロードには適していない。

　堀口氏も「セキュリティを気にしながら無料版を使うくらいなら、有料版を利用するほうがよいでしょう。特に企業で使うのなら有料版一択です」と指摘する。

　自社に最適なAI利用ガイドラインの策定や、社内データを活用したセキュアなAI基盤の構築は、多くのIT部門が直面している課題だ。自社単独での推進にリソースやノウハウの不足を感じる組織向けに、和からでは各種の研修プログラムや導入支援サービスを提供している。AIサービスの特性を正しく理解した上で、セキュアな環境と適切なルールの下で業務への組み込みを進めることが、安全かつ効果的なAI活用の第一歩となる。