説明できますか？ グループウェアで解決できる業務課題：そこが知りたい！グループウェア

「情報を共有できるようになる」にさらに大きな効果が見込める。会社の風土の改善、社内の動きを見える化、経営判断のスピード化など、あなたの会社が抱える幾つもの課題の解決につながる。

[キーマンズネット]

　グループウェアの導入目的は、まずは「社内の情報共有」、そして「業務の効率化」でしょう。でも実は 「情報を共有できるようになる」ことにより、さらに大きな効果が見込めます。「会社の風土の改善」「社内の動きを『見える化』」「経営判断のスピード化」など、あなたの会社が抱える幾つもの課題の解決につながるのです。

　営業が客先でつかんだ重要なビジネス情報は、全社ですぐに情報共有ができていますか？　社内稟議（りんぎ）の手間がかかりすぎて商機を逃していませんか？

　今回は、あなたの会社のさまざまな課題を解決する「グループウェアの導入効果」について説明します。

業務のスピードが上がり、風通しもよくなる

　グループウェアの導入は「情報共有」が大きな目的です。「情報共有」たった4文字ですが、あなたの会社におけるさまざまな課題の解決に役立つきっかけになるのです。

メンバーにとって期待できる主な効果

• 業務効率のアップ
• 社内の風通しの改善

経営層にとって期待できる主な効果

• 社内の動きの『見える化』
• 経営判断のスピードアップ
• これらの相乗効果によって会社全体の業績向上

　情報のやりとりの中心がメールという会社は多いでしょう。しかし、メールのやりとりがあまりに多く、大事な情報が埋もれてしまったり、どんなやりとりをしたのか分からなくなったりしていませんか。

　グループウェアを導入することにより、リアルタイムにメッセージのやりとりができ、その検索も簡単にできます。プロジェクトごとにやりとりを残せますので「あのやりとりは何だったっけ」ということがなくなります。

　また、提案などは電子会議室を使えば便利ですし、Twitterのようにメンバー同士で気軽にやりとりできる社内SNS機能を備えたグループウェアもあります。例えば本社と支社、離れた店舗のスタッフ同士が場所や時間を選ばずスマートフォンなどで提案し合ったり、気軽に情報のやりとりを行ったりできるようになり、社内の風通しが良くなる効果が見込めます。

　上司への稟議（りんぎ）など社内手続の書類作成も、グループウェアを使えば「紙」を使わずスピーディーに行えます。「申請を出したのだけどいつまでたってもハンコがもらえない」という時間のロスを削減することができ、営業や創造的な業務に取り組む時間を増やせます。

社内の動きを「見える化」することで商機を逃がさない！

　グループウェアの導入は経営層にとってもメリットが大きいです。現場からの報告やスケジュール、動向などを把握できますし、メンバーからの提案は電子掲示板に投稿されます。つまり社内の動きが「見える化」されるのです。

　経営層はグループウェア上での動きを見て、必要があればすぐ指示ができますので商機を逃しませんし、リスクを避ける判断も素早くできます。決裁に必要な書類なども全てグループウェアを経由して上がってきますので素早い対応も可能になります。

　このようにグループウェアの導入で、メンバーが上司や経営層に提案がしやすくなり、メンバーが本来の営業や創造的な業務に多くの時間を割けることによって、会社の業績に大きなプラス効果が期待できるのです。グループウェアの導入によって、情報共有、業務の効率化にとどまらず、さまざまなビジネス課題の解決を目指しましょう。