本当にうまくいく「グループウェア」の活用方法とは？：そこが知りたい！グループウェア

グループウェアのメリットは分かっていても「本当に活用できるのだろうか」という不安を抱かれる人も少なくない。今回はITにそこまで詳しくない人向けにグループウェアの現実的な活用法を紹介する。

[キーマンズネット]

　「情報共有」そして「業務の効率化」を目的として導入するグループウェア。それは分っていても「専任のIT担当がいない自社で本当に活用できるのだろうか」という不安を抱かれる人も少なくないと思います。特に中小企業においては、システムの専任者などの人的資源も少ない傾向にあるため、「活用促進や運用がうまくできるのだろうか？」と考えてしまうのだと思います。

　そこで、今回はITにそこまで詳しくない人でも利用ができるように、グループウェアの現実的な活用法を紹介します。ぜひ導入の参考にしてください。

クラウドタイプであれば、専任のIT担当者がいなくても大丈夫！

　専任のIT担当者を持つことが難しい企業にとっては、クラウドタイプのグループウェアが1つの解決策です。従来必要だったサーバの設定やソフトウェアのインストールが不要で、インターネットに接続できる環境さえあれば、簡単に利用を開始できます。

　メンバーもIDとパスワードの入力だけですぐ使い始めることができます。バージョンアップなども自動的に行われますので、専任のIT担当者がいなくても問題ありません。

　クラウドタイプのグループウェアは、1人当たり月々いくらの単位で利用でき、初期費用もほとんどかからないものを選べば、運用コストも抑えられますので大きなIT投資も必要ありません。

身近で困っているテーマから改善を始めて、徐々に活用範囲を広げていく

　社内メールで連絡を取り合う場面を想像してください。あなたが10人に同報すれば最大で10人からの返事が届くことになります。やりとりを重ねていく中で、当然この件以外にも社外からのメールが送られてきたり、別の社内連絡メールがきたりするでしょう。そうして、送信したあなたや受け取ったメンバーは「あれ？　この件では誰がどんなことを言っていたんだっけ？」と話がごちゃごちゃになりがちです。

　そこで社内メールのやりとりを思い切ってグループウェアの「回覧板機能」に移行させてしまう会社が増えています。「回覧板機能」はほとんどのグループウェアに存在する機能です。この機能では1つの画面上で他のメンバーのコメントを見ることができるようになります。やりとりが整理されて見やすく、共有しやすくなるので、「社内メールよりずっと効率が上がった」という声が多いようです。

　そうしてメンバーがグループウェアを使用する頻度が上がってきたら、「次は社内文書もグループウェアで共有しよう」「会議室の予約はグループウェアでするようにしよう」と利用範囲が広がっていきますので、情報共有をスムーズにしたい目の前のテーマからスタートして、慣れるに従ってグループウェア活用の幅を広げて行くというのが現実的な方法です。

社外メンバーとプロジェクト期間だけの利用など、活用方法にも色んなケースが

　業界によっては、色んなグループウェアの活用法が考えられます。

　例えば、建設業界では大きなプロジェクトごとに会社の枠を超えてさまざまなメンバーが関わります。プロジェクトが決定したらグループウェアの利用を契約し、プロジェクトに関わるメンバーを全員ユーザー登録します。そうすると関係者のスケジュール管理、データのやりとり、大切な連絡事項の共有を会社の枠を超えて行うことができます。プロジェクトが終了したらグループウェアの契約を完了してしまえば、使いたい期間だけ使うことができるので無駄がありません。

　グループウェアの導入を迷っている人は、これら活用法を参考にして、より自社に合ったグループウェアを検討してください。