無料と有料サービスの違いって？ 「名刺管理ツール」の選び方：そこが知りたい！名刺管理

名刺の整理や管理を便利にするだけではなく、会社の営業活動に活用できるのが「名刺管理ツール」。たくさんの商品やサービスの中から選ぶ時、ここに注意すると後々便利というポイントを5つに絞って説明する。

[キーマンズネット]

　名刺の整理や管理を便利にするだけではなく、会社の営業活動に活用できるのが「名刺管理ツール」です。「大量の名刺の取り扱いには困っていた」「営業に活用できるなら利用してみたい」と考える人に名刺管理ツールの選び方を解説します。

　たくさんの商品やサービスが提供されており、どれを選んで良いかきっと迷うことになるでしょう。ここに注意すると後々便利というポイントを5つに絞って説明しますので、ぜひ名刺管理ツール選びの参考にしてください。

画像読み取り、入力代行、名刺情報の「登録方法」が大きなカギ

　ここでは名刺管理ツールの検討ポイントを5つ説明します。

（1）クラウドかパッケージソフトかを検討する

　現在、注目されているのがクラウドタイプの名刺管理ツールです。クラウドの良い所は初期導入に費用がかからず、使った分だけの支払いになること、そしてすぐに導入スタートできるものですから中小企業、特に小規模企業向けといえるでしょう。

　また、スマートフォンだけで完結する無料アプリも存在します。小規模企業は無料アプリからスタートして、使い慣れたら有料のクラウドタイプの名刺管理ツールに移行するのも手です。

　パッケージソフトは、全て社内で処理することを前提にしています。名刺の情報を外部に出したくない、またそれら名刺管理業務に人員を割くことができる中堅以上の企業向けといえます。

（2）名刺情報の入力方法について検討する

　名刺管理ツールの検討で一番のカギといっていいのが、名刺の情報が正しくデータベースに登録されるかどうかです。多くの名刺管理ツールはスキャナーなどを使って名刺を読み取り、そこから文字情報に変換して登録するOCR技術を使った手順をとっています。

　これはこれで便利なのですが、OCR技術の精度によっては登録した情報の一部が間違っていることも少なくありません。その場合は自分で情報修正をすることになりますし、登録後の確認は必須でしょう。

　そこでおすすめなのが「人力で入力を代行してくれるサービス」がついた名刺管理ツールです。有償になる場合もありますが、情報入力の正確性が増します。現在、名刺をスキャンして登録する場合、よくミスが出るのはメールアドレスです。その場合でも「人力で入力」をへた方が格段に正確になりますので、検討ポイントに入れることをおすすめします。

　さらにもう1つ。中堅企業以上になると、社員全員の名刺の保有枚数が何万枚、何十万枚、それ以上になる可能性もあります。これらをスキャンして登録すること自体が大変だと感じる会社には「名刺のスキャンから登録まで全てアウトソーシングする」というサービスもあります。

　つまり、名刺の束をドサッと渡して「後はよろしくお願いします」というものです。有料ですが、会社に来てくれてスキャンから登録までを代行してくれるサービスもありますので、データベース化したい名刺が大量にたまっている人や企業などでは有効な選択肢となるでしょう。

営業活動への活用はスマホと他システムとの連携がカギ

（3）スマートフォンの使い勝手を検討する

　名刺管理ツールを出先で使うのは営業担当が多いはずです。そうすると、スマートフォンで名刺管理ツールを開いて行いたいことは、次のようなことでしょう。

• 相手の名刺がすぐ探し出せる
• 名刺画面からそのまま電話がかけられる
• 名刺画面からそのまま地図が見られる（訪問先への行き方が分かる）

　特に営業での活用を考える会社は、これらが可能かどうかチェックしておくべきです。

（4）他のシステムと連携できるかどうか検討する

　名刺管理ツールを活用する企業の多くは、営業支援システムなどと連携させています。例えば、展示会や見本市などで来客と名刺交換し、その後メールを送るなどのフォローをして、見込客を発掘して行きたい時にはとても便利です。

　データ化した大量の名刺を「●月●日のイベントで名刺交換したグループ」「●●の商品に関心をもってくれたグループ」などに分け、グループ毎に送るメールの内容を変えることで、きめ細かな来訪者のフォローができるのです。

　名刺管理ツールの活用で、名刺の整理や管理だけでもかなり便利になるのですが、そこにとどまらず、さらなる活用を目指したい人は他システムとの連携が可能かどうかを事前に確認しましょう。