整理や管理だけじゃない、名刺管理ツールをうまく活用する方法：そこが知りたい！名刺管理

名刺の整理や管理をするツールに投資するのは少しもったいないのではと疑問を持つ人も少なくない。名刺管理ツールをより活用できる、どんな会社にも当てはまる2つの活用法を紹介する。

[キーマンズネット]

　名刺管理ツールの導入を検討したいけれど、名刺の整理や管理をするだけのツールに投資するのはちょっと「もったいない」のではと疑問を持つ人も少なくないかと思います。しかし、名刺管理ツールは使い方次第で、会社の営業活動を支援し売上アップのために活用できたり、異動の多い時期に大切な人脈情報のスムーズな引き継ぎに活用できたりするツールでもあります。

　今回は、名刺管理ツールをより活用できるように、どんな会社にでも当てはまる典型的な2つの活用方法を説明します。

大切な見込み客の発掘に活用できる

　企業の営業活動における大切なテーマといえば、まず「見込み客の発掘」でしょう。名刺管理ツールは「見込み客の発掘」にフル活用できます。例えば、大型商談会や見本市、イベントなどに出展し、会期中に膨大な数の名刺を集めることがあるでしょう。営業担当者はその中からどうやって見込み客を探し出すのでしょうか。

　恐らく多くの人が、商談を行ってニーズがあると感じた名刺にマークを付け「後で連絡しよう」とメモをする、あるいは、会社名や担当者の肩書にピンと来たときに名刺にマークを付けるなど、営業担当者の直感や主観により行われていることでしょう。

　大量の名刺を短時間で整理し、見込み客がどうかチェックした後で、分類、管理していく作業は、かなり手間のかかることで、それだけでもけっこう大変と感じている人も多いはずです。また、営業担当者の直感や主観は大切なものですが、メモやマークの付かないその他多くの名刺はしまい込まれたまま陽の目を見ないままになります。その中にひょっとして有力な見込み客がいたのかもしれません。

　「名刺の整理と管理は営業担当者が責任を持って行うことだ」という方針の会社もあるかもしれませんが、営業担当者の労力はそのような作業に使うべきでしょうか。また、大切な見込み客や見込み客候補の情報を眠らせてしまってはいないでしょうか。

　名刺管理ツールを使い、営業担当者に過度な負担をかけず大量の名刺をいったんデータベース化して人脈を「見える化」します。そうすると次のようなメリットが生まれます。

1. 営業担当者個人だけでなく全社で名刺情報の共有ができる
2. 全社で名刺情報を共有できる事により、メンバーがさまざまな角度から名刺情報を活用でき、見込み客の発掘がしやすくなる
3. 営業担当者は煩雑な名刺の整理・管理に手間を取られることなく、メールの配信や電話でのアプローチ、パンフレットの送付など、見込み客へのアプローチに力を注ぐことができる。

　名刺管理ツールの活用により、営業担当者が見込み客へのアプローチなど、本来の営業活動に時間と労力をより多く割くことができるようになるはずです。

人脈資産の引き継ぎがスムーズに

　会社の組織変更やそれに伴う異動時期に、スムーズに人脈情報の引き継ぎはなされているでしょうか。異動者から新規担当者に名刺ホルダーの山が渡され、「後はよろしく」なんて状況になっていないでしょうか。

　例えば、営業担当者が異動や退社などした場合、その担当者の保有していた名刺情報がきちんと後任に引き継がれないと、事業活動に支障を来すかもしれませんし、セキュリティ面の不安も残ります。人脈資産のスムーズで安全な引き継ぎにも名刺管理ツールは活用されます。

　収集した名刺はスキャンして名刺管理ツールにデータベースとして登録する手順にして「個人の名刺ホルダーの中にしまい込まない」というルールにしておけば、名刺情報が持ち出される心配は減ります。

　そして、登録した名刺はクラウド上で閲覧するようにすれば、例えば万一の災害時にも人脈資産はちゃんとバックアップされており、事業の継続にも支障は少ないでしょう。その名刺情報を見るときにはログインが必要ですから、退社した人間はアクセスできません。

　つまり、名刺管理ツールは名刺の個人ごとの管理から会社全体での管理へと変革することができるツールなのです。