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» 2016年06月28日 10時00分 公開

勤怠管理ツールのコスト感はどれくらい?そこが知りたい!勤怠管理ツール

勤怠管理ツールを導入し、労務管理をしっかり行うとともに業務部門の作業負担も軽くしたい。しかしコストは極力抑えなければならない。

[キーマンズネット]

 勤怠管理ツールを導入し、労務管理をしっかり行うとともに業務部門の作業負担も軽くしたい、しかしそのためのコストは極力抑えなければならない。そういった会社は多いでしょう。

 自社のシステムに導入するオンプレミスタイプの勤怠管理ツールは多機能で、自社の制度に合わせてさまざまなカスタマイズが可能ですが、それなりの導入費用と運用費用などがかかります。対してクラウドタイプの勤怠管理ツールであれば、機能は制限されますがすぐ導入を決断できそうなコスト感であることが多いです。

 ここでは、多種多様な勤怠管理ツールの「コスト感」をお伝えします。

クラウドタイプの勤怠管理ツールは「1人当たり数百円」から

 現在、たくさんのクラウドタイプの勤怠管理ツールがありますが、多くは「利用者1人当たり月額数百円」で利用可能です。大ざっぱに言って、1人当たり月額200〜300円のコスト感です。そして初期導入費がかかる製品とかからない製品に分かれますが、初期導入費がかかる場合でも金額はそれほどかかりません。主なクラウドタイプの勤怠管理ツールには次のような機能が備わっています。

  • 生体認証(指紋や指静脈など)、スマートフォンや携帯電話(GPSでの位置確認)、PC(パスワード)など、さまざまな打刻デバイスに対応
  • リアルタイムの勤怠状況把握、勤務時間の自動計算
  • シフト管理
  • 残業管理
  • 休暇管理
  • 申請承認(残業、休暇、スケジュールなどの承認)
  • 帳票出力(Excelなどで利用)

 さらに、人事給与連携、スマートフォン対応、拠点別集計、外国語対応などの機能を備えているものもあります。そして、当然ながらクラウドなので自社サーバの準備は必要なく、法改正などの場合も自動的にバージョンアップされます。特に自社でシステム開発を行う手間やコストはかかりません。

 また多くのクラウドタイプの勤怠管理ツールでは、無料試用期間を定めています。その間にツールの使い勝手を試すことができるので、まず使ってから判断するという事も可能になります。

クラウドか、オンプレか? ポイントは「利用期間」にある

 クラウドタイプに対して、ソフトウェアのライセンスを購入し、自社システムに組み入れて使う「オンプレミスタイプ」の勤怠管理ツールですが、従業員数が多い大企業に向いているといわれています。

 しかし導入には、ソフトウェアのライセンス購入費、自社の人事制度に合わせて改修するためにはシステム開発費、場合によっては専用サーバ導入費などがかかります。

 また、その後の運用についても費用が必要でしょうし、法改正などアップデートを行うときにも費用がかかることもあります。システム規模にもよりますが導入費用は数百万円かかるケースもあるでしょう。ただし、自社の勤務実態に合致した勤怠管理システムを作ることができ、柔軟性のある多彩な機能を実装することができます。

 オンプレミスタイプの製品も多くありますので、自社の利用目的に合わせて数社の相見積もりを取るのがベターでしょう。クラウドタイプの勤怠管理ツールより初期費用がかかることになりますが、従業員数の多い企業においては、長期間使えば、結果的に「1人当たりのコストは安い」と言う判断ができます。

 比較すると、中小企業はクラウドタイプ、大企業はオンプレミスタイプといえるかもしれません。例えば中小企業がクラウドタイプの勤怠管理ツールを利用した場合、従業員100人で月額3万円かかったとすると、年間36万円。3年間で100万円を超える支出となります。この金額をどう見るか、長期間使用した場合の試算を入念に行い、自社の利用実態に合ったツール選びをオススメします。

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