勤怠管理ツールの基本機能と導入メリット：そこが知りたい！勤怠管理ツール

勤務時間を管理するために役立つ「勤怠管理ツール」。基本機能がどのような企業課題を解決するのか、分かりやすく紹介する。

[キーマンズネット]

　勤務時間を管理するために、これまでは出社時と退社時に紙のタイムカードをタイムレコーダーに挿入して、打刻した記録あるいは自己申告した勤務時間の記録を業務部門が手作業で集計をしてきました。

　しかし手作業が介在することで手間がかかるだけでなく、時間外や休日、深夜労働の実態が難しくなります。そして労働環境の悪化を招き、結果として過重労働や違法残業が当り前という、いわゆる「ブラック企業」を生み出す原因になってしまいます。

　そのような状況を解消するために役立つのが「勤怠管理ツール」です。ここでは、本ツールがどのような基本機能を持っているか、簡単に紹介します。

勤怠管理ツールが提供する基本機能は4つ

　主な勤怠管理ツールには、次の基本機能が備わっています。

（1）出退勤データの収集と管理機能

　まず、今まで従業員がタイムカードで打刻して記録していた出退勤のデータを個人毎に自動収集・自動集計する機能があります。打刻の方法も、スマートフォン、PCのWeb画面、ICカード、指紋認証などの生体認証とさまざまな方法を選べます。

　これにより、例えばタイムカードを「代わりに押してもらう」などの不正も防げますし、生体認証などを利用して「間違いなく本人が打刻した」という証拠を記録できます。

（2）労働時間管理機能

　集計した出退勤データを基に、勤怠管理に必要な項目を抽出する機能があります。承認の状況一覧や所属ごとの時間外労働時間の状況、残業者リストなど、勤怠管理に必要な項目を帳票としてプリントアウトできるようになります。

（3）休暇申請管理機能

　年次有給休暇、産前産後休暇、生理休暇など労働基準法に基づく休暇をはじめ、育児休暇、介護、結婚、忌引、傷病など各種休暇の申請や、その事前登録を行えるなど休暇を管理する機能があります。

（4）シフト管理機能

　工場や店舗などを持ち、勤務時間のシフト管理が必要な会社の場合、従業員やパート、アルバイトの勤務シフトを事前に作成できる機能があります。

勤怠管理ツールの導入でどんなメリットが？

　勤怠管理ツールの導入によって、次のようなメリットが期待できます。

勤怠管理業務の負担軽減

　タイムカード提出や記録の督促、収集管理、手作業での集計など人事、総務担当者の管理負担が大幅に軽減されます。また、自社の業務システムと連携して、さらに人事管理に活用することも期待されます。

法令への対応

　勤怠管理ツールの導入により「労働基準法にきちんと対応している」という会社の姿勢を社内外に示すことができます。また各自の正確な出退勤データがリアルタイムで把握でき、必要に応じてすぐ帳票として出力できることも大きなメリットです。

多様な働き方への対応

　今後、育児・介護と労働との両立など、従業員の多様な働き方に対応することが求められます。また、在宅勤務（テレワーク）はもちろん、顧客対応業務や営業などで直行直帰が求められる部署においても、その勤務時間をしっかり把握していくことが求められます。

　そのためには「会社まで出てきてタイムカードを打刻する」といった従来の手法では対応が困難でしょう。スマートフォンを打刻に活用し、GPSなどで就労場所を確認するなど、より柔軟な働き方に対応できる環境が求められます。