勤怠状況の管理だけじゃない、「勤怠管理ツール」の活用法：そこが知りたい！勤怠管理ツール

従業員の定着率UPや営業活動の効率化など会社が抱える課題を改革できる勤怠管理ツールだが、営業活動をより効率化することもできる。

[キーマンズネット]

　勤怠管理ツール導入の大きな目的は、従業員の労働時間を把握しやすくし労務管理を適正に行うこと、業務部門の作業負担を軽くすることでしょう。ここではさらなる活用方法を考えてみます。

　勤怠管理ツールを活用すると、従業員の定着率アップ、営業活動の効率化など、会社が抱えている課題を改革することが可能です。従業員が採用できない、従業員が定着しない、あるいは営業活動をもっと効率化できないでしょうか。

子育てや介護、「個人に最適な働き方」を創造する

　現在、さまざまな会社が抱える大きな課題の1つは、人手不足や人材定着の問題でしょう。例えば残業過多で社員やアルバイトが辞めてしまう。あるいはその事で「ブラック企業」と名指しされたりでもしたら、良い人材が応募してこなくなってしまいます。

　そんな事にならないよう、勤怠管理ツールの導入で適正な労務管理を行うわけですが、もう一歩踏み出して、より「個人にあったワークスタイル」を創造し、人材の採用、定着化などの課題解決への活用を検討したいものです。

　現在、優秀な社員、パートなどのスタッフが、育児・介護などの問題で離職を選ばざるを得なくなるという問題があります。育児や介護があっても会社を辞めずに働き続けることができるように、会社側にも対策が求められます。変形労働時間や時短勤務あるいはフレックスタイム制などの導入が1つの対応策でしょう。

　また、在宅勤務が選択可能な職種であれば、育児や介護などに従事しながら、自宅で必要な作業を行えるようにし、会社への出勤は最低限にするという対応策も有望です。ただしこのような制度を設けると、「バラバラの時間」「バラバラの場所」で働く従業員の勤怠管理作業は、これまでのタイムカードを転記するような方法では無理があり、業務部門の負担が大きくなりがちです。

　勤怠管理ツールを使えば、PCやスマートフォンへのログイン、生体認証などで、会社以外で仕事を行った場合の確証が得られますし、変則、変形、在宅勤務など不定期な勤務体系だったとしても、その勤怠管理は、設定に応じてツールが自動で行うようになります。

　勤怠管理ツールで「個人にあった働き方のスタイル」を実現することにより、優秀な社員やスタッフが子育てや介護の問題で離職するのを防ぐだけでなく、新入社員勧誘のときに訴求して会社のイメージを上げることにも役立つでしょう。

GPS連動で「外回り営業」の稼働状況も把握できる

　顧客を巡回するルートセールス部門や、各地域の店舗でプロモーションを行う販促部門など、直行直帰を行えば効率アップが見込まれるような社外での活動が主な部門においても活用が期待できます。それが分かっていても、勤怠管理上、なかなか実現しづらかった会社にとっては、勤怠管理ツールの活用場面です。

　スマートフォンやタブレットを打刻のデバイスとして利用し、勤怠管理ツール上で業務開始と完了の手続が行えるようになれば、セールス担当や販促担当は直行直帰により効率的にルートを組んで活動できるようになります。

　GPS連動の打刻システムと連動すれば、いつどの地域で業務を開始したか自動的に記録されますので、それぞれの担当も打刻と記録に手間が要りません。また業務担当も、直行直帰のメンバーの稼働状況をリアルタイムで確認することができますので、煩雑な勤怠管理業務が増えることはまずありません。

　従業員が自由な働き方を選べることにより、人材採用や従業員の定着化を促進できること、外回りの担当者がより効率的に活動できることなど、勤怠管理ツールの導入により、会社が抱えるさまざまな課題の解決が期待できます。