社員教育から災害時の備えまで、活用範囲が広いWeb会議：そこが知りたい！Web会議

Web会議は使い方次第で、業務が劇的に変化する。地方拠点同士での遠隔会議に使うだけではもったいない、Web会議の幅広い利用用途を紹介する。

[キーマンズネット]

　Web会議には「離れた所にいる相手」と資料を確認しながら、密度の濃い打ち合わせができるという大きな特長があります。出張や移動の必要性が減るため、移動時間とコストの削減というメリットや、クラウド型であればすぐ使い始められ、テレビ会議に比べてローコストであるのも大きなメリットでしょう。

　しかし、それだけではありません。Web会議には、他にもいろいろなメリットがあります。Web会議サービスの利用によって、可能になる例を紹介しますので、検討中の方はぜひ参考にしてください。

セミナーや保守にも活用できるWeb会議

（1）社内教育や研修・セミナーにWeb会議を活用

　まず、従業員向けの研修や講演にWeb会議を活用する会社が増えています。PCあるいはタブレット、スマートフォンを使えば、ICT環境が整っていない出張所や店舗のスタッフも参加できます。録画してアーカイブしておけば、リアルタイムで参加できなかった従業員の手が空いたときに視聴できるため、参加率が上がります。

　また、本社やどこかの会議室に従業員を集めて研修といった手間を減らせるので、移動や会場にかかるコストも削減できます。また、コスト削減だけでなく、そういった「従業員の移動機会を減らし、交通機関の利用を減らす取り組みを行う会社として、CO2削減に貢献している」と表明することもできるでしょう。

（2）代理店向けセミナーにWeb会議を活用

　全国に自社製品を取り扱う代理店を抱える会社では、新製品の発表とその機能説明、セールス方法やキャンペーン内容の説明など、出張して代理店向け説明会を開く機会が多いでしょう。しかし、Web会議を活用すれば、出張機会そのものを減らせる上、「急いで機能の変更ポイントを説明したい！」といった場合にも、フレキシブルに“Web会議説明会”を開催できます。資料を見せながら説明できるWeb会議の利点を生かす例といえます。

（3）オンラインサポートやフィールドワークにWeb会議を活用

　全国の代理店や提携企業に依頼され、サポートのために出張する会社も多いでしょう。「実機や現場を見ながらでないと打ち合わせできない」という場合の幾つかは、Web会議を活用できるかもしれません。スマートフォンやタブレットでも、ネットワークさえつながっていれば相手の顔を見ながら、あるいは現場の様子や実機を共有しながらの打ち合わせが可能になります。同じように、保守点検などフィールドワークにも活用することができます。「いますぐ来てください。そして見た上で判断してください」という依頼のうち、幾つかはWeb会議で代替できるでしょう。

テレワーク導入で補助金制度の活用

（4）テレワークにWeb会議を活用、さらに助成金も！

　「働き方改革」の重要性が高まっています。子育てや介護のために時間を有効に使いたい従業員のために、テレワークを導入し自宅で作業を行えるようにしたいと考える会社もあるでしょう。そこに活用できるのがWeb会議です。自宅でも会社のメンバーと顔を合わせ、コミュニケーションをとることや、顔を見ながらの打ち合わせが可能です。「働き方改革」は政府も力を入れている分野です。テレワークの導入については、平成28年度は厚生労働省の「職場意識改善助成金（テレワークコース）」による助成制度もあり、平成29年度については未定ですが、働き方改革は引き続き政府の注力分野であるため、注目しておくといいかもしれません。（2017年3月現在）

（5） BCP（事業継続計画）にWeb会議を活用

　あって欲しくないことではありますが、災害などで出社できない状況に置かれた場合、Web会議サービスを活用すれば、自宅である程度の作業ができ、打ち合わせも可能になります。会社として、有事の際に事業をいかに継続させるかといった課題は、常に考え解消しておかなくてはなりません。BCPの一環としてWeb会議の導入を検討するのも1つの対策として有効でしょう。

　このようにいろいろ活用ができるWeb会議。中堅中小企業こそ活用を検討したいサービスです。