3ステップで「脱Excel」 誰でもマネできる業務アプリを最短距離で作る方法：「脱Excel」はじめの一歩

現場の悩みの一つがExcelによる情報管理。管理者依存、マクロ地獄……万能なツールではあるが、厄介な側面もある。Excelに任せてきた業務を効率化するにはどうすれば良いか。業務改善のプロが今日から始められる簡単カイゼン術を紹介する。

[林 雄次，はやし総合支援事務所]

　筆者は現在、働き方改革の支援や人材採用、育成の支援、企業法務の支援といった社労士業に軸を置きながら、ITを活用して管理部門や業務部門の現場課題を解決するコンサルタントとしても活動しています。いわば企業の「何でも相談役」です。本連載では、今まで携わった顧客の業務改善の経験を基に、「kintone」を活用した業務改善法をお伝えします。

著者プロフィール：林 雄次

大学卒業後、大塚商会に入社しシステムエンジニアとして多数のシステム開発プロジェクトに携わる。在籍中に社会保険労務士（社労士）や行政書士、ファイナンシャル・プランナー、宅地建物取引士などの資格を取得、その後社労士として独立。現在は、企業の顧問や人事、労務管理といった社労士業を事業の中核としながら、エンジニアの経験を生かしkintoneを活用した業務改善コンサルタントとしても活動。中小企業から大企業まで、多くの顧客企業で業務改善の相談役として活躍。「CYBOZU AWARD 2018」で表彰経験を持ち、「kintone認定アプリデザインスペシャリスト」を保有。

万能ツールに潜む厄介な現場の問題

　最近顧客企業から多く寄せられるのが「身の回りの業務をもっと効率化したい」という声です。話を聞くと、情報の多くをExcelで管理し、シートのメンテナンスや必要のないところに多くの労力を割いています。これでは業務の効率化どころではありません。

　特に中小企業では使える予算も限られます。世の中には便利なツールがあるものの、予算の都合から顧客管理や受発注管理、請求書作成、見積書作成、予実管理、ドキュメント作成、スケジュール管理など、多くの業務をExcelで管理する組織も少なくありません。Excelは表計算や数値管理、文書作成などができる万能なツールですが、一方で幾つかの問題点もあります。例えば次のようなものです。

• 複数の関数やマクロを駆使してシートを作成するが、作成者にしかロジックが分からず他人が簡単にメンテナンスできない
• 勝手に複製版が作られ、どれが最新なのかが分からなくなる
• 共有設定をしなければファイルを複数人で編集できず、「Excel待ち」のムダな時間が生じる
• 自宅や外出先などから社内のExcelデータに容易にアクセスできない
• 簡単な権限設定は可能だが、細かなアクセス制御は難しい。データにパスワードを設定することで対応できるが、関係者全員にパスワードを共有しなければならない

　こうした問題を解消して情報管理を効率化する方法として、最近はkintoneなどのノンプログラミング開発ツールへの関心が高まっています。非IT部門の方にとっては「アプリ開発」と聞くと縁遠い話に聞こえるかもしれません。

　しかし、開発と言ってもGUIの操作だけでプログラミングを覚える必要はありません。簡単なアプリなら慣れれば1時間程度で開発できます。IT部門の協力を仰がなくても、現場スタッフの手で改良や修正などのメンテナンスもできます。最近は「脱Excel」を目指して業務部門が主体となって開発ツールを導入し、情報管理の効率化に取り組む企業も増えていると聞きます。

画面で解説、誰でも簡単に実践できる「脱Excel」メソッド

　ノンプログラミング開発ツールを使うことで、Excelによる情報管理がどうスマートになるのでしょう。私が実際に開発した業務アプリの実例を基に、説明します。