ペーパレスだけじゃない課題山積の契約管理業務、コロナ前後で問題意識はどう変化したか？

新型コロナウイルス感染症の拡大前と後で、契約業務における課題意識はどこまで変わったのか。本稿では、業種別に課題意識の変化を見ていく。

[キーマンズネット]

　クラウド型契約マネジメントシステムを開発、提供するHolmes（ホームズ）は2020年9月10日、「新型コロナウイルス感染症（COVID-19）拡大前後の契約業務に関する実態調査」の結果を発表した。複数拠点を持つ飲食や宿泊、小売り、サービス、建設、IT関連企業において、契約業務に携わった経験のあるビジネスパーソンを対象に実施した調査で、契約関連業務を非効率だと感じる現場の実情が浮き彫りになった。

業種別に見る、契約管理の非効率な現状

　まず、業務の効率化が必要だと感じている領域を尋ねた項目（複数回答）を見ると、「紙の書類のペーパーレス化」と回答した割合が最も高く63.4％に上った。次いで、「契約関連業務の効率化」（33.2％）、「拠点間を繋ぐワークフローシステム構築」（27.5％）となった。

　それぞれをCOVID-19の影響が生じる前と比較すると、「紙の書類のペーパーレス化」が52.5％から63.4％と10.9ポイント増、「契約関連業務の効率化」は31.2％から33.2％と2.0ポイント増加した一方で、「拠点間を繋ぐワークフローシステム構築」は、29.2％から27.5％と1.7ポイント減少した。

業務の効率化が必要だと感じている領域（n＝805）

　最も変化が目立ったのは「ペーパーレス化」のニーズである。COVID-19以前と以後での割合を見てみると、飲食業が28.8％から59.6％と30.8ポイント増。IT関連業についても、51.％から65.2％と14.2ポイント増加しており、COVID-19発生後にペーパーレス化への意識が急進していることがうかがえる。

業種別に見たCOVID-19前後でのペーパレスへのニーズの変化（n＝510）

　次に、売り上げの向上以外で、拠点運営業務における課題を尋ねた項目（複数回答）では、「従業員の雇用契約管理に手間・時間がかかる」（30.8％）や「拠点運営にかかるコストの削減」（25.8％）、「店舗従業員の採用・定着」（22.0％）が上位を占めた。「従業員の雇用契約管理」の回答割合は、COVID-19拡大前と比べると、特に飲食業とサービス業での増加幅が著しい。全体では3.2ポイント増だったのに対して、飲食業では7.7ポイント増、サービス業では5.5ポイント増だった。

業種別に見たCOVID-19前後でのペーパレスへのニーズの変化（n＝805）

　拠点運営業務における課題において「従業員の雇用契約管理」と回答した業種別割合を基に、COVID-19以前と以後での課題意識の変化を探る。

　飲食業は23.1％から30.8％と7.7ポイント増加、サービス業は31.1％から36.6％と5.5ポイント増加した。一方で小売業は、39.5％から32.5％と7.0ポイント減少し、コロナ禍における「従業員の雇用契約管理」に対する課題感の変化について、業種による違いがみられた。

従業員の雇用契約管理の課題における、COVID-19前後での意識の変化（n＝248）

　拠点運営に関する契約業務の課題を尋ねた項目（複数回答）では、「契約書や関連書類の書類不備対応に手間・時間がかかる」（44.4％）や「本部と拠点間での契約書等のやりとりに手間・時間がかかる」（33.3％）、「契約書の締結に時間がかかる」（32.0％）に回答が集中した。

拠点運営に関する契約業務の課題（n=700）

　これらのうち、「契約書や関連書類の不備」への対策を採っているかどうかを聞くと、飲食業では「対策をとっていない」と回答した人の割合が30.0％、「対策をとるか検討中」が13.3％。建設業においては「対策をとっていない」と回答した人の割合が28.6％、「対策をとるか検討中」が34.3％と、両業種において対応の遅れが垣間見れる。

拠点運営に関する契約業務の課題（n=311）

　最後に、契約関連業務で導入したい、あるいは導入済みのツールやサービスを尋ねた項目（複数回答）を見ると、トップ3は、「契約書の電子化」（40.4％）、「社内のワークフローシステム」（32.8％）、「契約書の管理システム」（32.3％）だった。

契約関連業務で導入したい、あるいは導入済みのツールやサービス（n=805）

　「契約書の電子化」は40.4％の導入ニーズに対して導入済みは18.9％、「契約書管理システム」は32.3％の導入ニーズに対して、導入済みは18.3％と、双方においてニーズはあるが導入が進んでいない現状が見えた。