OCR以外が8割！ AI-OCR×RPAの事例から見るDXのカギ

[元廣妙子，RPA BANK]

コロナ渦で繁忙期が続いている皆さまにこそぜひご紹介したい！ 最新のAI-OCRとRPAの活用事例から業務変革のカギをお伝えします。株式会社ダイナックス澁谷氏とＮＴＴデータの中川氏が対談形式で、活用事例もご紹介します。

■記事内目次

• 登壇者と会社紹介、アジェンダ
• AI-OCRについて
• AI-OCRを導入さえすれば、業務変革を実現できるか
• 【事例】短期間で業務立ち上げが求められた事例
• 【事例】大量紙帳票を決められた期限までに処理することが求められる事例
• 【事例】分析データの蓄積のためにRPAによる照合で補正を削減する事例
• 【事例】ダイナックス社でのRPA×AI-OCR活用
• まとめ

登壇者と会社紹介、アジェンダ

早川知里氏（株式会社NTTデータ 社会基盤ソリューション事業本部 ソーシャルイノベーション事業部 RPAソリューション担当 課長代理）：　本日は「OCR以外が8割！ AI-OCR×RPAの事例から見るDXのカギ」についてお話をしたいと思います。

本日の登壇者をご紹介いたします。本日は3人でお話をさせていただきます。まず1人目が、株式会社ダイナックスの澁谷さんです。それからもう一人は、NTTデータの中川が登壇いたします。二人は後ほど対談形式の動画に登場しますので、そちらをご覧ください。

次に自己紹介です。私はNTTデータの早川と申します。主にNTTデータにおいて、RPAやAI-OCRのサービス販売に従事しております。

次に会社紹介です。ご存じの方も多いかもしれませんが、NTTデータでは、官公庁、金融機関、法人のお客さま向けのシステムインテグレーションの事業を行っています。実は、OCRの提供においては50年の実績がございまして、RPAベンダーの市場シェア1位、また、各種の満足度調査でも1位をいただいたことがございます。

本日のアジェンダです。まずAI-OCRについてお話をさせていただき、その後は事例を4つ、ご紹介いたします。そのうち最後の1つは、ダイナックスの澁谷様とNTTデータ中川が対談形式で事例についてお話をするコーナーになっております。

そして最後にまとめとしまして、キャンペーンのご紹介をするという流れでお話をしてまいります。

AI-OCRについて

早川：　はじめに、皆さまはこのような業務でご苦労をされていませんでしょうか。例えば、書類を見てパソコンにパンチ入力をし、書類とシステムの情報が同じかを目視でチェックし、書類を整理して保管し、過去の書類を探す、などといった業務です。こうした業務は、日々の業務の中で非常に重要な作業ではありますが、時間がかかり、注意力も必要です。そして、そういったところにこそ、AI-OCRを使って業務変革をしていただくチャンスがあると私たちは思っております。

では、このAI-OCRについて、お話をさせていただきたいと思います。こちらのグラフにありますとおり、2020年度に入って、OCRのソリューション市場が急速に成長しております。これは、AI-OCRという技術がその成長要因となっております。

このAI-OCRと従来型のOCRとの差異についてお話をいたします。上に記載しているのが、従来型のOCRです。1つ1つの四角の枠の中に文字を書き、その枠の中の文字を読んでいくというのが、従来型のOCRの技術です。

それに対してAI-OCRは、下に記載しているように、アンケートの記述欄や住所の記入欄など、1つの枠の中に文字が複数行記載されているものや、漢字、片仮名、数字、アルファベットが混在している場合でも、文字を読み取ることができる技術です。

読み取り結果を見てまいりますと、右上のハンコで訂正印を押しているものなども読み取ることができますし、左下の住所を書いてぐちゃぐちゃと消したものも、読み込ませることができます。

また、右下のチェック形式、該当すればチェックをするといった形式のものにつきましても、チェックがあれば1というふうに読み取ることができます。なお、NTTデータでは従来からOCRの製品を販売してきており、その観点からNTTデータが客観評価して選定をしたOCRのサービス、AI insideのDX Suiteをご紹介しております。

AI-OCRを導入しさえすれば、業務変革を実現できるか

早川：　次に「AI-OCRを導入しさえすれば、業務変革が実現できるのか」というテーマでお話を続けてまいります。このようなAI-OCRですけれども、どうやって選ぶかでお悩みになることも多いかと思います。AI-OCRの読み取り精度や価格などの観点で選定されるケースが多いかと思いますが、それだけで選んでいいのかどうかを見てまいりたいと思います。

例えば、請求業務でAI-OCRを活用することについて考えていきたいと思います。請求業務をされる方の業務としては、まずファックスやメールで請求書を受信し、その請求書を会計システムに入力した後、入力した内容と受信した請求書の内容が合っているか突合作業を行い、申請したものについてしかるべき方から承認を受け、支払処理などを行い、その後、請求書の文書保管をするといった流れになるかと思います。

こうした業務をされる方々が苦労されるポイントの1つ目として、毎月の締め日に請求書が届くため、その時期に集中して書類を処理しなければならないことがあるのではないでしょうか。2つ目としては、限られた時間で入力しなければならず、ミスが許されないことがあり、3つ目としては、請求書の原本と入力結果の突合に時間がかかることがあるのではないかと思います。

こうした業務へのAI-OCRの活用について考えたものが、このページになります。この入力業務のフローにAI-OCRを活用していくことになりますが、こちらに書いているように、忙しい現場では、新しい技術を導入することなどとてもできないといったご意見や、画像をアップロードする手間が増えるのではないか、AI-OCRが読み取った内容を、結局は人間が目視で照合しなくてはならないのではないかといったお声があり、右下に書いてありますように、最終的に、もう少し様子を見ようという形で、新しい技術の導入を見送られるケースもあるかと思います。

こういった紙を取り扱う業務が繁忙な方にこそ、AI-OCRとRPAをフル活用していただきたく、これから事例をご紹介いたします。

【事例】短期間で業務立ち上げが求められた事例

早川：　1つ目は、短期間で業務立ち上げが求められた事例です。皆さまもご記憶に新しいかと思いますが、新型コロナウイルスが感染拡大していた2020年の4月に、特別定額給付金の支払いが決定され、日本国民に、1人一律10万円を世帯単位で支給することになりました。そして、この支払い業務を自治体が行うことになり、1,741の自治体が、日本の世帯数約5,900万世帯に、なるべく迅速に給付金を支給することが求められました。

そうしたことが決まった後、自治体の現場でどのような課題があったかについて、後でお伺いした話をまとめております。まず、コロナが発生しているために人を集められず、また準備期間が非常に短く、業務内容も未確定なところがあったということです。

そんな中、NTTデータとしてお役に立てることがないかということで、5月1日に応援プロジェクトのお知らせをいたしました。内容としては、LGWANという閉域網の中で動くAI-OCRのサービス、また、WinActorとWinActorに必要な自動化シナリオ、eラーニングを自治体さま向けに無償提供させていただきました。

次に、私たちの中でどのような業務を想定していたかをまとめております。左側のBeforeのところにありますとおり、自治体の業務としては、電子申請で来たデータを受信する他、あらかじめ申請書類を印刷して世帯単位で郵送し、必要事項が書かれて返送されてきたものを受け付け、内容をチェックして支給決定をし、口座データを作り、指定の金融機関に支払い処理を依頼するといった流れを想定しておりました。

これに対して、今回、私たちがご提供したサービスを使っていただければ、返送されてきた郵送物をAI-OCRが自動で読み取り、その後、RPAでシステムに自動登録することができるのではないかと考えました。

こういった無償提供のご案内をした結果、約200の自治体さまにご活用いただくことができました。ご活用いただいた後、3つの自治体さまにインタビューをさせていただいた際のお声をまとめております。

効果のまず1つ目として、「AI-OCRの帳票定義が3日で終わり、RPAのシナリオが8日で完成しました」というお声をいただいております。5月1日にご案内した後ご活用いただき、恐らく5月末にはシナリオが完成していたのではないかと考えております。

また、2つ目には「申請から支給まで、最短4日で支給ができました」というお声もいただきました。こういったコロナ禍で10万円を支給するという経済対策でしたので、住民の方から市長にお礼のメッセージが届いたとも伺っております。

3つ目に「予定よりもパンチ入力に人手をかけずに済んだことから、住民の方からの電話でのお問い合わせに対応することができました」といったお声もいただいております。

最後の4つ目としては、特別定額給付金の支給業務のために、市役所の職員のみなさまの中で特別チームが編成され、各部署から緊急で人を集めてくださった所もあったそうですが、予定よりも早く支給が終わったことで、元の組織に早く戻ることができたというお声もいただきました。以上が事例の1つ目です。

【事例】大量紙帳票を決められた期限までに処理することが求められる事例

早川：　2つ目は、大量の紙帳票を決められた期限までに処理することが求められる場合の事例です。とあるお客さまにおいて、約15万枚の帳票を取り扱う業務があり、この15万枚の書類を手入力でシステムに登録した後、決裁をして最終的に通知を出すという業務でした。

これは絶対に3.5カ月、3カ月半で終わらせなくてはいけない業務なのですが、このシステムの登録を2.5カ月、2カ月半で全部完了させないと、システムが動かず、システム処理ができないといったことがありました。

この業務の中では、まず15万枚の書類をスキャンし、その後、AI-OCRで書類を読み取っていらっしゃるのですが、このときに、単純にAI-OCRを使うだけではなく、読み取ってスキャンした画像をWinActorが自動でアップロードしているそうです。

さらに、AI-OCRで読み取った結果を目視で確認し、確認できたものからAI-OCRが自動でダウンロード処理をし、RPAが書類間の整合性のチェックをします。その後、RPAがファイルをシステムに登録し、最後に人手で決裁をして、通知を出すという業務の流れだそうです。

【事例】分析データの蓄積のためにRPAによる照合で補正を削減する事例

早川：　次に事例の3つ目です。分析データ蓄積のために、RPAによる照合で補正を削減している事例です。ご存じの方も多いと思いますが、AI-OCRで読み取った結果については、人が目視でチェックをすることが多く、そうした業務の時間を削減することに取り組まれている事例になります。こちらの業務では、従来、分析データ用の蓄積のためにパンチ委託をして、月1,000件ほどの帳票を入力していたそうで、この作業にはおよそ1カ月間かかっていたそうです。

この会社では、AI-OCRだけではなく、RPAも同時にご導入くださっています。どのような流れになるかといいますと、月1,000件の帳票を社内システムから抽出し、それをAI-OCRで読み取り、読み取ったCSVファイルを元々社内で持っているマスターデータと照合し、合っていれば、人手での目視によるチェックはしません。そこで不一致があったときのみ、人手で補正をかけて、それをデータベースに登録するという業務のやり方をされているそうです。

人手を使って照合するところに手間がかかる場合には、非常にヒントになる使い方ではないかと思います。こういった使い方によって、従来、1カ月かかっていたものが、1週間でデータ反映できるようになったとのことです。

【事例】ダイナックス社でのRPA×AI-OCR活用

早川：　4つ目は、ダイナックスさんでのRPA、AI-OCRの活用事例になります。登壇者について、もう一度、ご紹介をさせていただきたいと思います。株式会社ダイナックスの澁谷さんです。北海道にあり、自動車の部品を作っていらっしゃる会社になります。こちらの会社では、2017年からWinActorを導入されており、既に1万649時間もの時間を削減することができているそうです。

こちらのダイナックスさんでAI-OCRを導入した事例について、NTTデータの中川と対談する形の動画でご紹介をしたいと思います。では、ここからは動画になります。少々お待ちください。動画の準備ができましたので、始めさせていただきます。（動画が流れる）

中川拓也氏（株式会社NTTデータ 社会基盤ソリューション事業本部 ソーシャルイノベーション事業部 デジタルソリューション統括部 RPAソリューション担当 部長）：　澁谷さん、本日はお付き合いいただきまして、ありがとうございます。

澁谷 匠氏（株式会社ダイナックス 管理本部 情報システム部 IoT推進チーム 主幹）：　ありがとうございます。よろしくお願いします。

中川：　よろしくお願いします。澁谷さんは大変有名なので、あらためて自己紹介いただく必要もないぐらいですけれども、簡単に自己紹介をいただけますでしょうか。

澁谷：　株式会社ダイナックスの澁谷と申します。株式会社ダイナックスは、北海道で自動車部品の製造をしている会社です。私はそちらのIoT推進チームというチームに所属しておりまして、RPAの全社展開、推進を行っています。本日はOCRについてお話をしたいと思っておりますので、よろしくお願いいたします。

中川：　ありがとうございます。早速ですが、ダイナックスさんはRPAの分野で大変有名になられましたが、これまでRPA、WinActorを導入されてきて、今度、OCRの導入を始められたのには何か理由や背景があったのでしょうか。

澁谷：　ダイナックスでは2017年の10月からWinActorを導入しておりまして、2020年の9月末時点で年間1万649時間の効果が出ています。RPAの全社展開と利活用が進むにつれて、今まで実現が難しかった紙の帳票、いわゆる手書き書類をスタートとする業務もぜひ自動化したいという要望が増えてきました。

これはAI-OCRを導入するしかないと一念発起いたしまして、検討をスタートし、検討を続けていく中でDX Suiteを選定いたしました。2020年の10月にDX Suiteの事前トライアルであるサクセスプログラムに申し込みまして、事前にしっかりとトライアルを行い、2020年11月から本ライセンス導入という形となっています。

中川：　さすがのスピード感ですね。今回、社員のみなさんから、紙の自動化をしたいという声が上がってきたということですが、心境の変化があったり、何か新しい課題が見えてきたりというようなことがあったのでしょうか。

澁谷：　弊社では、WinActorで自動化したい業務はありませんかというアンケートを取っているのですが、その中で以前から、紙をスタートとした業務が上がっておりました。しかし、自動化するかしないかを判定をする際に、現時点ではOCRがないため、少し難しいということで、お断りをしていた経緯がありました。

そういったことがあって今回AI-OCRの話をしたところ、もしかしてあれもできるのではないかということで、以前提案してくれた業務についても、ぜひOCRでやりたいということになりました。WinActorで社内のルールや自動化の概念をしっかりと伝えていたことが、AI-OCR導入においても非常に生きていると感じています。

中川：　RPA導入により、紙という新しい課題がはっきり見えてきたのですね。

澁谷：　そうですね。

中川：　分かりました。ありがとうございます。今、例えばどの業務で、実際どのように使われているかということを、少し教えていただくことはできますか。

澁谷：　はい。ダイナックスは自動車部品製造の会社で、製造現場の社員に1人1台ずつ自分のPCがあるという状況ではありません。このような現場の社員のために、住所変更や通勤経路の変更などといった変更届を紙でも申請できるようにしています。

この住所変更届をDX Suiteで読み取りまして、それをWinActorで社員台帳システムに入力する作業を自動化しています。さらに、変更後の住所は健康保険組合や厚生年金へ提出するデータとしても使いますので、そちらもWinActorで同時に作成するようにしています。

以前はそれらを全て人の手で行っており、調べてみますと、その業務に年間110時間もかかっていました。また日々、申請が上がる度にシステム入力をしていましたので、そういった作業から人が解放されたということと、現在はWinActorで入力した結果が正しく入力されているかを月に1回、人がチェックするだけで済むようになっています。今回、手書き書類の読み取りに成功しましたので、次のターゲットとして、見積書、活字書類にぜひチャレンジしてみたいと思っております。

中川：　月1回の確認でよくなったのですね。

澁谷：　そうです。

中川：　その見積書や活字の読み取りは進んでいるのですか。

澁谷：　はい。見積書のほうはWinActorと絡めた形で、年間のRPA自動化ロボット作成計画に織り込んでおりますので、ぜひチャレンジして、実現したいなと思っています。

中川：　ありがとうございます。では、今回DX Suiteを選ばれたということですが、実際にどういった観点で評価をされて、DX Suiteを選定されたのでしょうか。

澁谷：　導入に当たっては、4つのOCRを比較検討いたしました。その中でも、DX Suiteは圧倒的に帳票定義がシンプルで簡単で、しかも手書きと活字、共に認識率が非常に高く、大差をつけての採用という形になりました。

また、一番の決め手となったのは、WinActorとの相性が非常に良いところです。すぐにAPI接続ができるようなサンプルシナリオが用意されていたところも非常に高ポイントでした。

中川：　ありがとうございます。例えばどんなAPIシナリオを使われたのですか。

澁谷：　まさしく住所変更のところにAPI接続を使っていまして、毎回ログインをしなくても、帳票をダイレクトにアップロードして結果を取ることが実現できています。

中川：　いいですね。ありがとうございます。RPAに続いてOCRを進められていて、導入にあたり工夫されていることや苦労されていることがあれば、お聞かせいただけますか。

澁谷：　DX Suiteはアカウントを増やすことができ、ダイナックスでは、WinActorについて、全社のシナリオを私ともう1名の2名で集中的に作成して管理する形にしていますが、DX Suiteは各部署内でどんどん使っていくべきではないかと考えています。各部署にDX Suiteを広く正しく知ってもらうために、デモの内容を工夫したり、あるいはハンズオンの時間を設けて、実際に帳票定義をやってもらったりといったことを心掛けています。

中川：　RPAは、基本的にIoT推進チームさんで依頼を受けて作るというプロセスになっていたと思うのですが、OCRは各部署でやってもらうと判断が分かれたのは、何かポイントがあるのでしょうか。

澁谷：　一番の理由は、ぜひやってみたいというニーズが各部署から非常に多く上がってきているということです。

中川：　やってほしい、ではなくて、自分でやってみたいということですか。

澁谷：　そうですね。

中川：　面白いですね。

澁谷：　デモなどを見ますと、簡単にできるのにもかかわらず、非常に精度が高いところにみんな驚いて、これならできそうだということで、ぜひ部内でやってみようかという話がとんとん拍子で進んだりします。

中川：　素晴らしいですね。ダイナックスさんといえば、皆さんのやる気を上げるために、食堂でWinActorのデモ動画などを流されていたかと思いますが、OCRも、やはりそういうふうに見てもらっているのが効いているのでしょうか。

澁谷：　そうですね。非常に簡単な帳票定義と、高い読み取り精度というのはやはりインパクトがあるなというのと、食堂でWinActorを広めることで、業務の自動化や、あるいは自動化の前提として、業務整理をしっかりしようというところが社内に浸透してきているので、AI-OCRについてもみんな抵抗がなく、自分もやってみたいと思ってくれているのではないかと思っています。

中川：　素晴らしいですね。私もうれしいです。ちなみにOCRの場合、現場の方がやりたいと言ってくださったら、次はどのように進むのでしょうか。

澁谷：　こちらはWinActorと同じようなルートを通ります。まずは実際にどのように進めるのか、自部門で使うのかを各部署で検討し、その部門長から、私の所属している情報システム部の部門長に話がくるようになっています。

申請が来た場合は、私が各部署に出向き、実際にデモやハンズオンをして、しっかりと使い方を教えたり、見ていただいたりしています。もし壁に当たったり、何か難しいことがあるときにはすぐに連絡をもらって、私が回答をしたり、あるいは調べたりという形で進めています。

中川：　すごいですね。寄り添い型ですね。

澁谷：　そうですね。

中川：　伴走型でされているのですね。素晴らしいです。大変貴重なお話をいただき、ありがとうございました。では最後に、これからOCRを検討しようとしている方や、紙を扱う業務で困っている、大変な思いをされている方に向けて、一言メッセージをいただけないでしょうか。

澁谷：　簡単でシンプルな帳票定義と高い読み取り精度は、とにかく感じていただくのが非常に大事かなと思います。私が参加している、日本最大のRPAのユーザーコミュニティーであるRPAコミュニティーには、DX Suite Talk支部というのがありまして、実は私が主催をやっています。

中川：　すごいですね。

澁谷：　その中では、ハンズオンで皆さんにDX Suiteを触っていただく時間がありますし、非常にうまく使いこなしていらっしゃるユーザーの方に、ライトニングトークとして、短いプレゼンテーションをしていただくコーナーもあります。検索エンジンで「RPALT」と打っていただくとトップに出ますので、ぜひご参加いただければと思います。

中川：　オンラインですね。

澁谷：　全国各地から参加可能となっています。

中川：　分かりました。どうもありがとうございます。

澁谷：　ありがとうございました。

中川：　では、インタビューは以上とさせていただきます。どうもありがとうございました。ダイナックスの澁谷さんでした。ありがとうございます。

澁谷：　ありがとうございました。

（動画終了）

早川：　ダイナックスさんでのAI-OCRとRPA導入のまとめについてお話をさせていただきます。ダイナックスさんは、2017年10月からWinActorの導入を開始され、2020年9月末時点で、既に年間1万649時間の削減効果が出ている会社です。そして2020年11月からDX Suiteの導入を開始されたということでした。

対象業務は、従業員の方の住所変更届を書面でもらい、それをAI-OCRで読み取って、WinActorで社員台帳に入力するという業務でした。活用の機能としては、DX SuiteのAPIも活用されているということで、削減効果としては、元々、年間210時間かかっていた業務が、月1回だけの確認業務になったということでした。

DX Suiteを選んだ理由については、読み取り精度の高さと操作の容易性というお話をされていました。組織での導入プロセスについては、各部門で導入の希望申請を受け、IoT推進チームの皆さんがハンズオンを実施される形で進められているとのことでした。

最後に、澁谷さんからご案内があったことを、再度お伝えいたします。澁谷さんは、日本最大のRPAユーザーコミュニティーであるRPAコミュニティーで、DX Suite Talk支部を主催されており、ここではハンズオンや利用者によるプレゼンテーションがあります。ぜひ「RPALT」で検索して、ご参加されてはいかがでしょうか。以上がダイナックスさんの事例でした。

まとめ

早川：　ここまで、4つの事例をご紹介させていただきましたが、いかがでしたでしょうか。AI-OCRとRPAをフル活用して、業務変革を行っている現場のお姿が伝わっていればうれしく思います。冒頭のタイトルにおいて、OCR以外が8割とお伝えしておりましたが、これについて、最後にまとめたいと思います。

これまでお話ししてきた業務では、スキャン、OCR、突合／確認、システム投入、文書管理といった5ステップで業務をされているケースが多いかと思います。AI-OCRにおいて自動化できるのは、このうちのたった1つのステップで、プロセスでいえば2割だけです。皆さまの考える業務変革では、こういった5つのプロセス全てが自動化されることを目指しているのではないでしょうか。そういった意味で、OCR以外が8割ということをお伝えしてまいりました。

NTTデータでは、これらのプロセスの中で、一連の業務の自動化をサポートさせていただいております。スキャン、AI-OCR、突合／確認、システム登録、文書管理／データ分析といった全てのプロセス、さらにその後の作業も続けて自動化することで、皆さまの自動化の幅を広げていくお手伝いをさせていただいております。

キャンペーンのご紹介

早川：　ここまで事例をご紹介してまいりましたので、皆さまにもぜひご活用を始めていただきたく、キャンペーンのご案内をさせていただきます。まず1つ目に、皆さまが普段、ご利用になられている紙の帳票について、AI-OCRでどのぐらい読み取れるのかという疑問をお持ちかもしれません。

そういった場合には、ぜひこの無料診断をご活用されてはいかがかと思います。NTTデータに手書きの帳票ファイルを送っていただきますと、NTTデータ側で帳票をお預かりし、AI-OCRで読み取り、その結果をウェブミーティングでお伝えいたします。ぜひお申し込みいただければと思います。

もう1つ、キャンペーンをご案内いたします。「申し込んだらすぐに自動化」というキャンペーンをしております。キャンペーン期間は12月からとなります。

対象は、キャンペーン期間中にNTTデータ、またはNTTデータの特約店より、DX Suite Standard、DX Suite Pro、DX Suite Liteをお申し込みいただいた先着100名のお客さまに、すぐに自動化をご体感いただけるセットをご提供してまいりたいと思っております。詳しいお申し込み方法などについては、NTTデータまでお問い合わせいただければ幸いです。

最後に、こちらにお問い合わせ先を記載しております。お問い合わせをお待ちしておりますので、よろしくお願いいたします。きょうのご説明は以上となります。ありがとうございました。