ビデオ会議端末とMicrosoft Teamsの仕組みの違いとは？

オフィスでの勤務が中心だった頃は、コストをかけて導入したビデオ会議専用端末でグループ会議を行うこともあっただろう。しかし、テレワーク全盛の現在、会議もリモートで済ませるケースが目立ってきた。このテレワーク時代、社内に残された専用端末を有効活用する方法を本連載で解説する。

[小山新吾，VTVジャパン]

　急激なテレワークシフトが進む中で、コミュニケーション基盤として利用されている「Microsoft Teams」。最近、これまでビデオ会議専用端末を利用していた顧客企業から、「Microsoft Teamsとビデオ会議専用端末を連携させてグループ会議で活用したい」という要望が当社に多数寄せられています。ですが、Microsoft Teamsとビデオ会議専用端末を直接接続することができない点を理解されていないのが現状です。

　本連載では、テレワーク全盛の現在、Microsoft Teamsと接続して社内に残されたビデオ会議専用端末を有効活用する方法や、運用面で注意すべきこと、コミュニケーション基盤の整備方法などについて解説します。

　連載第1回となる本稿では、ビデオ会議専用端末とMicrosoft Teamsの違いについて解説します。

著者プロフィール：小山新吾（VTVジャパン　経営企画室　営業企画チーム）

2005年5月にVTVジャパンに入社。現在大阪オフィスで勤務。営業職を経て、2013年に営業企画チームに配属。メールマガジン「VTVジャパンメールニュース」の編集長として、オンライン会議やビデオ会議、Web会議、周辺機器など、ビジュアルコミュニケーションにまつわる最新情報やリアルな現状を毎月1回配信中。

コロナ禍以前と以後でビジュアルコミュニケーションはどう変わった？

　新型コロナウイルス感染症（COVID-19）が世界的に広がる以前、高品質な音声と映像を提供するビデオ会議専用端末は、主に会議室に複数人が集まって多拠点をつなぐグループ会議などで使われていました。特に意思決定など役職者が参加する重要な会議の場合は映像や音声の品質が問われるケースが多いため、テレビ会議専用端末が広く利用されていたのです。

　一方で、担当者同士の打ち合わせには、PCで手軽に利用できるWeb会議システムが使われています。また、会議室に設置されたビデオ会議専用端末とPCにインストールされたWeb会議システムを連携させたミーティングの方法も広がり、双方が融合したソリューションも数多く登場しました。

　しかし、COVID-19の流行によって、従業員の出社を控える動きが進み、自宅で業務を継続するテレワークへの移行を進めざるを得ない状況となりました。そうした状況下で、テレワークにおけるビジネスコミュニケーションツールの一つとして利用が進んだのがMicrosoft Teamsです。Microsoft Teamsが多くの企業に受け入れられた理由として、Microsoft 365を契約している企業が多かったことがあり、追加投資の必要がなく即座に利用できたことが考えられます。

　ビデオコミュニケーションのツールとしては、コロナ禍でツールを無償開放した「Zoom」をはじめ、Googleの「Google Meet」、シスコシステムズの「Cisco Webex Meetings・Teams」などもテレワーク環境下でのミーティングで広く利用されました。一部のツールについては、セキュリティ問題も取り沙汰されるなど、企業で推奨するツールには至らないものもありました。

　その点、Microsoft 365のライセンスを保有していれば即座に利用できるMicrosoft Teamsは、企業に受け入れられやすいツールだったと言えます。テレワーク環境下でも意思決定が求められる案件は発生するため、重要な会議においてメール以上のリッチなコミュニケーションが必要な企業にとっては、ライセンスを契約していれば利用できるMicrosoft Teamsは、まさに渡りに船だったわけです。

（出典：VTVジャパン）

緊急事態宣言解除後に寄せられたTeamsとの連携ニーズ

　2021年現在も予断を許さない状況が続いていますが、2020年5月に1度目の緊急事態宣言の解除後、限定的ではあるものの、出社する人数を制限しながらもオフィスへの出社を許可する動きが見られました。出社率はコロナ禍以前の状況とまではいきませんでしたが、日常的にオフィスへ出向く人も増えていました。VTVジャパンの営業部では、週2日テレワークを実施し、社内外とのコミュニケーションには、Microsoft TeamsやWebex、BlueJeansといった相手に都合の良いWeb会議ツールやサービスを利用しながら、業務を進めています。

　そうした中で、当社の顧客企業から要望として寄せられているのが、これまでグループ会議で利用してきたビデオ会議専用端末と、テレワーク環境で幅広く利用してきたMicrosoft Teamsを連携させて活用したいという声です。これまで複数拠点をつないだ重要な会議のインフラづくりに投資してきた企業も少なからずありますが、高品質なビデオ会議専用端末を使いながらも、使い方に慣れてきたMicrosoft Teamsを連携させ、ニューノーマル時代の新たなコミュニケーション環境を整備したいという声が出てくるのは自然な流れと言えるでしょう。

　ただし、中には緊急対応措置としてMicrosoft Teamsを導入した企業もあり、音声や映像の品質などを十分に検証した上でツールの利用を許可した企業はそう多くないのが実態です。もちろん、ビデオ会議専用端末との接続性も含めて考慮したわけではないため、「ビデオ会議専用端末との連携にどの程度費用がかかるのか」「ビデオ会議専用端末の品質が維持できるのか」「運用管理面で負担はかからないか」など、具体的にイメージがわいていないほう企業も少なくないはずです。

　ニューノーマル時代にふさわしいコミュニケーション基盤として、どのような形が理想的なのか、多くの企業が模索し始めているわけです。

ビデオ会議専用端末とMicrosoft Teams、そもそも何が違うのか？

　ビデオ会議専用端末とMicrosoft Teamsの接続方法の前に、まずはビデオ会議専用端末とMicrosoft Teamsの仕組みの違いを理解しておく必要があります。