ワークフローツールの導入状況（2021年）／前編

大企業を中心に脱Excel、ペーパーレス化が進み、ワークフローはシステム化されつつある。しかし一方で、ニューノーマル対応の足かせとなっているという声もあり、ユーザーの不満は増加している。ワークフローツール”離れ”の兆候か？

[キーマンズネット]

　キーマンズネットは2021年4月7日〜23日にわたり「ワークフローツールの導入状況」に関する調査を実施した。全回答者数165名のうち、情報システム部門が28.5％、製造・生産部門が17.0％、営業・販売部門が12.7％、経営者・経営企画部門が6.8％といった内訳であった。

　今回はワークフローツールの「導入率」や「満足度」などの質問からツールの導入・利用実態を調査。大企業を中心にツールの導入が進んでいる一方で、不満の声が増していることなどが分かった。なお、グラフ内で使用している合計値と合計欄の値が丸め誤差により一致しない場合があるので、事前にご了承いただきたい。

進む脱Excel化／ペーパーレス、ワークフロー“ツール”や“機能”の活用が増加傾向

（図1）社内書類の申請・回覧の運用方法

　はじめに、社内業務の申請や資料回覧がどのように運用されているかを複数回答で聞いたところ、最も多かった回答が「グループウェア内のワークフロー機能を使って申請する」で47.3％、次いで「ワークフロー専用ツールで申請する」が40.0%だった。

　「Excelなどのツールで書類を作成した後、紙に印刷して申請する」と回答した割合は30.9％あり、2019年１月に実施した前回調査と比べると24.5ポイント減少した。「所定の用紙に手書きで記入して紙で申請する」と回答した割合は23.6%で、前回調査と7.2ポイント減少している（図1）。およそ2年で「脱Excel／ペーパーレス化」が進んでいる状況が見えた。

　脱Excel、ペーパーレス化が進んだのであれば、ワークフローツールの導入率も上がったのか。そこでワークフローツールの導入状況を調査したところ「今後、追加やリプレースを予定／検討している」と回答した割合も含めると、導入率は65.4％で、2019年の前回調査より5.7ポイント減少した。一方で「導入の予定はない」と回答した割合は13.3％で、前回調査から9.0ポイント増加している。