ワークフローツールの導入状況（2021年）／後編

2019年調査に実施した前回調査の傾向が順調に推移し、ワークフロー専用ツール”離れ”が起きている様子がある。このまま「オワコン化」するのか？　企業規模によって異なる、ワークフローツールの在るべき姿とは。

[キーマンズネット]

　キーマンズネットは2021年4月7日〜23日にわたり「ワークフローツールの導入状況」に関する調査を実施した。全回答者数165名のうち、情報システム部門が28.5％、製造・生産部門が17.0％、営業・販売部門が12.7％、経営者・経営企画部門が6.8％といった内訳であった。

　前編では大企業を中心に脱Excel／ペーパーレスが進む一方でワークフローの導入率や満足度は減少傾向にあること、ワークフローツールのレガシーがコロナ禍対応の足かせとなっている可能性について触れた。後編では、ユーザーが今後のワークフローツールに何を求めているかを紹介する。なお、グラフ内で使用している合計値と合計欄の値が丸め誤差により一致しない場合があるので、事前にご了承いただきたい。

前回調査から「順調」に推移？　ワークフロー離れの兆候

（図1）ワークフローツールの導入形態

　はじめに、利用しているワークフローツールの導入形態を聞いたところ「グループウェアの一機能として」が45.4％と最も高かった（図1）。この結果を2019年1月に行った前回調査と比較すると、ワークフロー専用ツールの利用率に大きな変化はない一方でグループウェアの一機能を活用しているケースは22.4ポイント増と、およそ2倍となった。

　これは前回調査で「今後の予定」を聞いた結果と関連している。当時30.7％が「グループウェアの一機能としての導入を予定している」と回答し、今回の調査で実際にグループウェアの利用が増加していることから、多くの企業が計画通りにワークフロー専用ツール“離れ”を進めているとものと考えられる。

　また、グループウェアの活用が進んだ背景には、2020年のコロナ禍が考えられる。既存のワークフロー専用ツールの利用が続く一方で、テレワーク環境における新しいワークフロー管理の手法が現場に定着しつつあるのかもしれない。

違い歴然、大企業と中小企業で求めるワークフローの在り方と選定基準

　ワークフローの専用ツール離れが進んでいる理由を探るため、まず企業規模別に、ワークフローツールをどのような用途に使っているかを調べた。（図2）

（図2）ワークフローツールをどのような用途に使っているか