「Notes移行」は何が難しいのか 2社が完遂の肝を語る

オンプレミスで運用してきたグループウェア製品「Notes」に課題を感じていたグンゼとケイミューの2社は数年かけて移行を完遂した。グループウェア移行の肝とは。

[唐澤正和，ヒューマン・データ・ラボラトリ]

　アパレル事業などを手掛けるグンゼと、外装建材メーカーのケイミューは長年オンプレミスで活用してきたグループウェア製品「Notes」に課題を感じていた。7MB以上のデータをやりとりできない、社外からアクセスしにくい、社内ポータルをもっと使いやすくできないか――。

　こうした課題を解決するために、両社はNotesからワークスアプリケーションズの「ArielAirOne」に移行することを決断し、数年の歳月をかけてプロジェクトを完遂した。グループウェアを移行する際は、どの機能を実現するのか、どのデータをどう移すのか、スケジュール通りにプロジェクトを進めるにはどうすればよいか、どうやって従業員に普及させるのかといったさまざまな壁が存在する。両社がその全貌を語った。

本稿は「Works Way 2021 - 礎×変革 ネクストノーマル時代に加速するDX」（主催：ワークスアプリケーションズ）におけるセッション「事例から学ぶNotes移行成功の秘訣！」を基に、編集部で再構成した。

20年使い続けてきたNotesを廃止、なぜ？

　グンゼは、Notesを約20年にわたって使い続けてきた。だが、2016年度から移行の検討を始めてた。Notesではメール、ワークフロー、文書管理の3つ機能をオンプレミスで運用してきたが、事業部長からワークスタイル変革の要望が上がり、新しい働き方にそぐわないと判断したためだ。同社の鶴海真治氏（技術開発部 IT戦略室 室長）はその経緯を次のように説明した。

　「Notesは2017年時点でグループウェア市場におけるシェアが14％をきっており、クラウド型のツールが台頭しつつありました。Notesは社外から利用する際にリモートツールで社内網に接続する必要があり、スマートフォンやタブレットから使えない状況でした。さらに、得意先と7MB以上のデータ交換ができない点も課題でした」（鶴海氏）