「Windows 11」の標準機能として組み込まれる予定の「Microsoft Teams」(以下、Teams)。下図は2021年に入ってから本稿執筆時点までに追加されたTeamsの主要な機能を挙げたものです。このうち、太字の項目は会議に関する機能です。
ご覧の通り、会議機能の占める割合の多さが分かります。オンライン会議ツールとしてのイメージが強いTeamsですが、コミュニケーションを必要とする場であれば、会議に限らず幅広い用途で応用が利きます。
例えば商談の場面では、顧客を引き込む巧みな話術とプレゼンが成否を左右します。対面では営業力を発揮できていたが、「オンライン商談になって"戦闘力"が半減してしまった……」という方も多いのではないでしょうか。コロナ禍でビジネス環境が厳しく、顧客の財布のひもが固くなっている中なら、なおさらでしょう。
連載2回目の今回は、そんなお悩みをお持ちの方に「オンライン商談に効くTeams活用」についてお話しします。ただ、ここで紹介するものをどのように使うかは皆さま次第です。メンバーと考え、皆さまなりにアレンジして本番に臨んでください。
いくら営業トークやプレゼン資料を万全に準備していても、本番でマイクトラブルなどが起きてしまっては台無しです。Teamsにはテスト通話の機能があります。新しいPCや機材を導入した際はもちろん、大事な商談の前には必ずテスト通話をするクセを付けましょう。
なお、商談開始5分前などテスト通話をギリギリのタイミングでやると、トラブルが発覚しても対処する時間がありません。時間には余裕を持って準備をしましょう。
皆さんは、商談やオンライン会議中に誰かが話している後ろで「ピコン、ピコン」と音がするため、気になって会話に集中できないといった経験はないでしょうか。この原因はPCの通知音です。PCのスピーカーで音声を聞いている人の通知音をマイクが拾い、参加者に聞こえてしまっているのです。この通知音、とっても気になりますよね。
顧客向けのプレゼン中に通知音が鳴ること自体が問題ですが、それであたふたして、顧客の集中力が切れてしまってはせっかくの商談もうまくいきません。Teamsの通知設定でオフにできるのはTeamsの通知音だけです。メールなど他のアプリケーションの通知音もオフにするにはOSの設定を確認しておきましょう。
対面での商談の場合、顧客の前でスクリーンに画面を投影しながら、プレゼンターはジェスチャーや表情など身体全体を使って説明をします。そこで個性を発揮し、受注につなげる人もいるでしょう。しかし、オンライン商談では、画面越しに資料を見ながら淡々と説明を聞くだけになるため、対面商談のように相手に訴えかけるようなダイナミックなプレゼンはなかなか難しいものです。
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