「Teamsのプレゼンでもうヘマをしない」オンライン商談で使える機能と設定

「Microsoft Teams」は会議だけではなく、コミュニケーションを必要とする場であれば、さまざまな場面で使い方の応用が利くツールです。今回は「オンライン商談に効くTeams活用」をテーマに、商談で役立つ機能や設定についてお話します。

[中村太一，Microsoft MVP]

　「Windows 11」の標準機能として組み込まれる予定の「Microsoft Teams」（以下、Teams）。下図は2021年に入ってから本稿執筆時点までに追加されたTeamsの主要な機能を挙げたものです。このうち、太字の項目は会議に関する機能です。

図　2021年に追加されたMicrosoft Teamsの機能一覧（筆者調べ、全てを網羅しているものではありません）

　ご覧の通り、会議機能の占める割合の多さが分かります。オンライン会議ツールとしてのイメージが強いTeamsですが、コミュニケーションを必要とする場であれば、会議に限らず幅広い用途で応用が利きます。

　例えば商談の場面では、顧客を引き込む巧みな話術とプレゼンが成否を左右します。対面では営業力を発揮できていたが、「オンライン商談になって"戦闘力"が半減してしまった……」という方も多いのではないでしょうか。コロナ禍でビジネス環境が厳しく、顧客の財布のひもが固くなっている中なら、なおさらでしょう。

　連載2回目の今回は、そんなお悩みをお持ちの方に「オンライン商談に効くTeams活用」についてお話しします。ただ、ここで紹介するものをどのように使うかは皆さま次第です。メンバーと考え、皆さまなりにアレンジして本番に臨んでください。

著者プロフィール：中村太一

居酒屋店員、ミュージシャン、Web制作会社での勤務を経て、現在、Avepoint Japanに在籍。派遣社員でイントラサイト運営をしていた頃に「Microsoft SharePoint」に興味を持ち、「Microsoft 365」沼にハマる。現在は、プライベートで「Art-Break×Tech」（通称「黒いブログ」）を運営し、Microsoft 365に関する情報を発信する。「Microsoft MVP for Office Apps & Services」「Microsoft MVP Business Applications」を受賞。

商談で命取りとなる「音声トラブル」の回避法

　いくら営業トークやプレゼン資料を万全に準備していても、本番でマイクトラブルなどが起きてしまっては台無しです。Teamsにはテスト通話の機能があります。新しいPCや機材を導入した際はもちろん、大事な商談の前には必ずテスト通話をするクセを付けましょう。

　なお、商談開始5分前などテスト通話をギリギリのタイミングでやると、トラブルが発覚しても対処する時間がありません。時間には余裕を持って準備をしましょう。

図　設定の「デバイス」の中の「テスト通話を開始」から（筆者の環境の場合）

商談の邪魔をする「PCの通知音」

　皆さんは、商談やオンライン会議中に誰かが話している後ろで「ピコン、ピコン」と音がするため、気になって会話に集中できないといった経験はないでしょうか。この原因はPCの通知音です。PCのスピーカーで音声を聞いている人の通知音をマイクが拾い、参加者に聞こえてしまっているのです。この通知音、とっても気になりますよね。

　顧客向けのプレゼン中に通知音が鳴ること自体が問題ですが、それであたふたして、顧客の集中力が切れてしまってはせっかくの商談もうまくいきません。Teamsの通知設定でオフにできるのはTeamsの通知音だけです。メールなど他のアプリケーションの通知音もオフにするにはOSの設定を確認しておきましょう。

図　「通知」から「着信通話および通知のサウンドを再生」をオフにする方法（筆者の環境の場合）

図　Windowsのタスクバーのアクションセンターで集中モードを「アラームのみ」にした場合、アラーム以外の全ての通知を非表示にする（筆者の環境の場合）

ライバルと差を付けたい時に使えるプレゼン機能

　対面での商談の場合、顧客の前でスクリーンに画面を投影しながら、プレゼンターはジェスチャーや表情など身体全体を使って説明をします。そこで個性を発揮し、受注につなげる人もいるでしょう。しかし、オンライン商談では、画面越しに資料を見ながら淡々と説明を聞くだけになるため、対面商談のように相手に訴えかけるようなダイナミックなプレゼンはなかなか難しいものです。