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» 2021年09月30日 16時00分 公開

情報共有だけじゃない MVP直伝「Teamsを万能ツールにする連携ワザ」

表からは分からないが、Teamsは裏でさまざまなMicrosoftツールと連携している。Teamsを母艦として、さまざまなサービスやアプリケーションと“つながる”ことで、もっと便利になる。

[中村太一,Microsoft MVP]

 本連載はコロナ禍で利用が浸透した「Microsoft Teams」について、第1回、第2回で「オンライン会議」、第3回では「メッセージング」(検索)にフォーカスし、便利機能とユースケースについて解説してきました。連載最終回となる今回は、“脱Teams 初心者”を果たし、さらなる高み“Teamsマスター”を目指す人に向けて、「サービス連携」をテーマに、問題の解決ワザを紹介します。

 Teamsのキーワードは「ハブ」です。Teamsがデジタルワークスペースのハブとなり、デジタル業務の多くをTeamsから離れずに完結できるよう、さまざまなサービスやアプリを追加できます。業務ごとに利用するサービスやアプリが異なると、サービス、アプリ間の往来に無駄な時間がかかり、作業効率の低下を招きます。それを、Teamsをハブにすることで解消しようということです。領域が広いため、本稿では語り尽くせませんが、これから試行錯誤するキッカケになればと思います。

 なお、本稿で紹介するアプリや機能は環境によっては利用できないものもありますので、あらかじめご了承ください。

著者プロフィール:中村太一

居酒屋店員、ミュージシャン、Web制作会社での勤務を経て、現在、Avepoint Japanに在籍。派遣社員でイントラサイト運営をしていた頃に「Microsoft SharePoint」に興味を持ち、「Microsoft 365」沼にハマる。現在は、プライベートで「Art-Break×Tech」(通称「黒いブログ」)を運営し、Microsoft 365に関する情報を発信する。「Microsoft MVP for Office Apps & Services」「Microsoft MVP Business Applications」を受賞。


Teamsで「これは後で」のやり忘れを回避

 Teamsの会話の中でタスク化したいことってありませんか。例えば、以下のようなケースです。

  • 時間がないので今は返信できないが、後で返信したい
  • チャネルでの議論で生まれたタスクをチームメンバーに依頼したい

 「後で返信する」は忘れがちになり、チームメンバーに依頼したいタスクは「Microsoft Planner」などのツールを用いて管理していましたよね。そうした「Teamsから生まれたタスク」を効率的に管理するために、2021年6月にタスク管理機能が追加されました。タスク化したいメッセージをメニューから簡単に作成できるので、とても便利です。残念ながらこの機能はメニュー階層が深く、目立った位置にないため見つけにくいのが難点です。

図 タスク化したいメッセージからタスクを作成する手順(出典:筆者の利用環境)
図 Teams のメッセージからタスクを作成するとMicrosoft To Doにタスクが追加された(出典:筆者の利用環境)

 タスクの作成場所は「Microsoft To Do」と「Microsoft Planner」から選択できるので、自分のタスクであればTo Do 、チームメンバーで共有すべきタスクであればPlannerというように、選択できます。

 実はこれ以外にも、Teams内にあるアプリのようにタスク機能を利用できる方法があるんです。それはTeamsに「タスクアプリ」を追加することでタスクを一括確認する方法です。タスクアプリは本稿執筆時点では「PlannerおよびTo DoによるTasks」という長いタイトルになっていますが、徐々にシンプルな名前に変更される予定です。

図 タスクアプリはアプリバー内「…」から検索し追加できる(出典:著者の利用環境)
図 タスクアプリから一括で確認・更新ができる(出典:著者の利用環境)

 タスクアプリはメッセージから作成したタスクの他にも、To Doに追加した個人タスクや、Plannerに追加したチームメンバーで共有すべきタスクなど、「Microsoft 365」のタスク管理サービスで作成したタスク全てを一元的に管理できます。Teamsから離れることなくタスク管理が可能になります。

Teamsで「バーチャル通勤」を体験できるってどういうこと?

 「Microsoft Viva」をご存じでしょうか。2021年2月にMicrosoftから発表された「従業員体験プラットフォーム」です。

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