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» 2022年01月17日 07時00分 公開

メール誤送信トラブルを防ぐには? 対策ツールの機能と選び方

ビジネスチャットツールが定着した今も、メールを利用している企業は多く、情報漏えい事故の多くはメールの誤送信によって起きている。リスクを回避するために重要な「メール誤送信対策ツール」の機能や選び方を解説する。

[鈴木恭子,キーマンズネット]

 メール誤送信による情報流出が後を絶たない。2021年11月、デジタル庁がメディア向けリリースを送付する際、本来は第三者から確認できないBCCに設定すべき送信先メールアドレスをCCにしてしまい、メールを受け取ったメディア関係者は全てのメールアドレスが閲覧できる状態になっていた。また同年12月には、磯崎仁彦官房副長官の事務所スタッフが、事務所内で共有するはずの副長官就任祝いを贈った23人分のリストを多数の参議院議員や秘書が利用しているメールアドレスに送付してしまった。

 さらに、一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)が2021年10月21日に公開したプライバシーマーク取得企業を対象とした情報漏えい事故統計(2020年度「個人情報の取扱いにおける事故報告集計結果」)によると、情報漏えい事故の発生原因(n=2644件)1位は「誤送付」(1648件/62.3%)で、その内の764件(28.9%)は「メールの誤送信」だったという。2016年度では同件数が424件(20.7%)だったことを見ても、メール誤送信による情報流出は増加傾向にある。

原因別に見た事故報告状況(出典:2020年度「個人情報の取扱いにおける事故報告集計結果」、JIPDEC)

 このような状況からか、メールアドレスが社内のものであるかどうかを確認する機能や送信前に上司などの特定ユーザーに承認を得る機能が評価され、メール誤送信防止市場は拡大している。IT専門の調査・コンサルティング会社であるITRが公開した「メール誤送信防止市場規模推移および予測」によると、2019年度の売上金額は37億8,000万円で前年度比18.5%増となった。ITRではこうした傾向は今後も続き、2024年度には同市場が53億円に達すると予測している。

 ITRでコンサルティング・フェローを務める藤 俊満氏は「電子メールの誤送信はヒューマンエラーであるため、必ず一定頻度で発生する。企業ビジネスにおいて電子メールが重要なインフラの1つとなっている状況では、いかにこの発生頻度を下げ、被害を最小限に食い止めるかが重要な課題となっている」と指摘する。いまだ対策に手付かずの企業は、後述の具体的な機能や導入メリット、ツールの選別方法を参考に導入を検討してほしい。

「CCを間違えただけ」では済まされない 漏えい事故発生の後処理とは

 メール誤送信の対策を怠ると漏えいしてしまったメールアドレス1件ごとに慰謝料の支払いが発生するなどの“後処理”の必要性も生じてしまう。

 企業がメール誤送信などで情報漏えいをしてしまった場合、その“後処理”にはどのくらいのコストが必要なのだろうか。

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