約8割の企業が稟議に悩み アンケートから分かる“アナログ稟議の闇”

エイトレッドは、従業員数100人以上の会社で過去半年以内に3回以上稟議を起案した109人に、「稟議書に関する実態調査」を実施した。アンケートの結果から、「アナログ申請フローで稟議書が紛失した」など、企業の悩みが明らかになった。

[キーマンズネット]

　業務手続きの電子化システム（ワークフローシステム）を提供するエイトレッドは、従業員数100人以上の会社で過去半年以内に3回以上稟議（りんぎ）を起案した人109人に対し、「稟議書」に関する実態調査を実施した。

稟議状況の確認

　まず、「Q1.あなたが、申請したことのある稟議の種類を教えてください」（複数回答可）と尋ねた項目では、「物品購入稟議」が66.1％、「出張稟議」が50.5％、「契約稟議」が47.7％という回答になった。

図1　「Q1.あなたが、申請したことのある稟議の種類を教えてください」（出典：エイトレッドのリリース）

　次に、「Q2.あなたがお勤めの企業の稟議をどのような形式ですか」という質問項目では、「ワークフローシステム」が41.3％、「Word、Excelに記入、印刷して申請」が37.6％という結果になった。

図2　「Q2.あなたがお勤めの企業では、稟議をどのような形式で行っていますか」（出典：エイトレッドのリリース）

　また、「Q3.稟議を申請してから承認（決裁）されるまでにかかる、平均日数を教えてください」という質問項目では、「1日未満」が4.6％、「1日以上3日未満」が37.6％だった。

図3　「Q3.お勤め先で、稟議を申請してから承認（決裁）されるまでにかかる、平均日数を教えてください」（出典：エイトレッドのリリース）

　ここまで企業における稟議の大まかな内容を確認した。以降では、約8割が抱える稟議や申請フローの「具体的な悩み」を見ていく。

　寄せられた回答では「いまだに紙書類を承認者の机上に置いて稟議を重ねている」「稟議書がどこを回っているのか分からなく、紛失していたことがある」といった悲惨な実態が明らかになった。

稟議や申請フローに関する悩みはなに？

　次に、「Q4.お勤め先の稟議の申請フローに関して悩みはありますか」という質問項目では、「何度もある」が33.9％、「ややある」が45.0％という回答となった。

図4　「Q4.あなたは、お勤め先の稟議の申請フローに関して悩みを感じたことがありますか」（出典：エイトレッドのリリース）

　「何度もある」「ややある」と回答した方に、「Q5.稟議の申請フローに関して、どのような悩みを感じたことがあるか、教えてください」（複数回答可）という質問項目では、「承認までに時間がかかる」が60.5％、「稟議の進捗が把握しづらい」が55.8％を占めた。

図5　「Q5.稟議の申請フローに関して、どのような悩みを感じたことがあるか、教えてください」（出典：エイトレッドのリリース）

　Q5で「分からない／答えられない」以外を回答した人に、「Q6.Q5で回答した以外に、稟議の申請フローの悩みがあれば、自由に教えてください」（自由回答可）という質問項目では、「いまだに紙書類を実際に承認者の机上に置いて稟議を重ねている」や「上層部が電子申請に消極的」など55の回答が寄せられた。

＜自由回答を一部抜粋＞

• 48歳：いまだに紙書類を承認者の机上に置いて稟議を重ねている
• 53歳：上層部が電子申請に消極的
• 50歳：事前の根回しに時間がかかる
• 56歳：決裁されたかどうかのリターンがない
• 58歳：細かいニュアンスが伝わらない
• 40歳：忘れられる危険性がある

稟議で困った具体的なエピソードを紹介

　「Q7.稟議の申請から承認までのフローで、困ったエピソードを自由に回答してください」という質問項目では、「時間がかかってしまい、他社に迷惑をかけてしまった」や「稟議書がどこを回っているのか分からなくなり、紛失していたことがある」など75の回答を得られた。

＜自由回答を一部抜粋＞

• 38歳：（申請に）時間がかかってしまい、他社に迷惑をかけてしまった
• 47歳：稟議書がどこを回っているのか分からなく、紛失していたことがある
• 48歳：同じような稟議書が他の部署からも上がり、上司が把握しきれていなかった
• 43歳：（稟議で間違いがあった際の）修正が困難
• 53歳：急いで承認を得る必要がある稟議が、役員で承認放置されるとき
• 54歳：フローの作成と人事異動があった際の変更に手間がかかる

　「Q8.お勤め先で稟議書が役に立った場面について、教えてください」（複数回答可）という質問項目では、「会社の意思決定の証拠になった」が51.4％、「会社の意思決定の軸を把握でき、起案時の参考となった」が30.3％、「メリットやリスクなどを複数の視点から検討することができた」が23.9％という回答となった。

図6　「Q8.お勤め先で稟議書が役に立った場面について、教えてください」（出典：エイトレッドのリリース）

　Q8で「一切ない／答えられない」以外を回答した人に、「Q9.Q8で回答した以外に、稟議書が役に立った場面があれば教えてください」という質問項目では、「役員のものの見方が分かった」や「過去の担当者の対応を稟議書で確認できる」など55の回答を得られた。

＜自由回答を一部抜粋＞

• 55歳：役員のものの見方が分かった
• 53歳：過去の担当者の対応を稟議書で確認できる
• 50歳：次回以降の承認が早くなった
• 50歳：誰の承認のもとに業務しているか明確になり、疑われる余地がなくなった
• 46歳：記録として残るのですぐに調べられる