休んでも不快感を与えない「自動返信メール」の書き方

一見無害に見える自動返信メールの中に、人によっては「不愉快なメッセージ」もあるようだ。不快感を与えないためのポイントを知っておこう。

公開 2024年02月15日 07時04分

更新 2024年02月15日 14時41分

著者

Ginger Christ

[HR Dive]

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　休暇や出張などで電子メールを確認できないタイミングで、不在を知らせる内容を自動で返信できる「自動返信メール」。一見無害に見える自動返信メールの中に、人によっては不愉快に思うメッセージがあるという。

　知らず知らずのうちに不快感を与えないため、その特徴と押さえるべきメッセージのポイントを知っておこう。

不愉快な自動返信メールの例

　オンライン語学学習プラットフォームのPreplyがカナダの従業員を対象に実施した自動返信メールに関する調査によると、回答者1000人のうち22％が最も許せないと感じるのは、「次の出勤日について明確な情報を伝えていないもの」だ。

　続いて、「季節のご挨拶」（17％）やクリスマスのジングルを意味する「ジングルオールザウェイ」（15％）のような、一般的な挨拶を使用すること、「休暇中の旅行計画に関する共有」（15％）、「休暇にちなんだダジャレを使ったユーモアの試み」（15％）まで、休暇をテーマにしたものが並んだ。

　感嘆符を頻繁に使ってしまう筆者は（注1）、電子メールのエチケットを判断するのに適していないかもしれない。今回の年末年始の休暇中のメッセージは簡潔なものだったが、以前はハイキングや休暇の計画について過剰に共有した記憶がある。また、過去の自動返信メールには、恥ずかしげもなく飼い猫の写真を添付したこともあった（注2）。

　しかし、もしあなたが私と違って、自動返信メールの失敗から学びたいと考えるのであれば、Preplyは3つのヒントを提供している。

1.不在期間と、受信者が返信を期待できる日時を明確かつ簡潔に伝える

2.友好的でプロフェッショナルな口調を保ち、カジュアル過ぎるものは避ける

3.不在期間中の連絡先やその他のリソースを提供する

※本コラムは、HR Diveの記者のジンジャー・クリストフ氏によるもので、人事分野のニュースを深掘りしている。

出典：Out of the office or out of touch? Workers share auto reply pet peeves（Cybersecurity Dive）
注1：Babe, those exclamation marks in emails don’t pass the vibe check!（HR Dive）
注2：@gchrist.bsky.social（X）