「Microsoft SharePoint」を使うべき7つの理由

近年は、コンテンツ管理の重要性がうたわれ、複数のツールに情報が分散することで、共同作業やナレッジの蓄積、従業員同士のコミュニケーションの障壁になることが問題視されている。これらの問題に対して、「Microsoft 365」のアプリの一つである「SharePoint」はどのような効果を発揮するのか。

[Tim Murphy，TechTarget]

　共同作業やコンテンツ管理、テレワークを強化したい組織は、「Microsoft SharePoint」（以下、SharePoint）を検討するとよいだろう。

　SharePointは、Webベースのコンテンツ管理システム（CMS）で、「Microsoft 365」のサブスクリプションまたはオンプレミスシステムとして提供される。ユーザーがドキュメントやファイルを保存、共有して、共同作業のための社内外のWebサイトを作成できる。

　他にも、ワークフローの自動化や文書管理、コンプライアンス機能を備えており、業務を効率化する。SharePointのメリットには、効率性の向上、コミュニケーションの改善、親しみやすいインタフェースなどがある。

　近年は、コンテンツ管理の重要性がうたわれ、複数のツールに情報が分散することで、共同作業やナレッジの蓄積、従業員同士のコミュニケーションの障壁になることが問題視されている。これらの問題に対して、SharePointはどのような効果を発揮するのか。SharePointが多様なビジネスニーズに対応できるかどうかを判断するために、7つのメリットを確認しよう。

Microsoft SharePointの7つのメリット

1、効率の向上

　SharePointを利用することで、コンテンツを素早く検索して、共同作業ができるようになり、業務効率が上がる。SharePointは、マーケティング資料や財務報告書、顧客との契約書などのビジネスコンテンツを管理するための中央リポジトリを備えていて、ユーザーは部署やチームごとにそれらを整理できる。このリポジトリによって、従業員はドキュメントを探す時間を節約して、コンテンツの作成や顧客との関係構築など、より高度なタスクに時間を割けるようになる。

　ドキュメントのバージョン管理や共同執筆といったコラボレーション機能も、チームによるコンテンツの作成および編集を効率化し、従業員の業務効率を向上させる。SharePointのバージョン管理機能によって、ユーザーはドキュメントの編集時に変更点を追跡できるため、電子メールでのやりとりが不要になり、コンテンツの乱立を防止できる。

　共同執筆機能により、複数のユーザーが同時にファイルを編集できるため、ブレーンストーミングセッションの生産性が向上する。

　SharePointには、フィードバックの収集や承認プロセスなどのタスクを合理化するためのワークフロー自動化機能も組み込まれている。このツールは、より複雑なワークフローの自動化を実現したいユーザー向けに、Microsoft 365のローコード自動化アプリである「Power Automate」とも連携させられる。

2、コミュニケーションの改善

　SharePointは、「コミュニケーションサイト」と「チームサイト」という2種類の包括的なサイトを作成でき、組織はニュースや知識を大小のオーディエンスに広められる。

　組織はコミュニケーションサイトを使って内部向けのプライベートなWebサイトであるイントラネットを構築できる。SharePointのイントラネットは、通常、次のようなコンポーネントを含む。

　・重要な更新情報を伝えるための企業のニュースフィード

　・リーダーがアイデアや戦略的なビジョンを共有できるブログサイト

　・ディスカッションや従業員からのフィードバックを促進する「Microsoft Viva Engage」を利用したソーシャルメディアフィード

　・知識共有のための企業Wikiページ

　従業員は、パーソナライズされたWebサイトからイントラネットを介してこれらの情報にアクセスできることで、企業のニュースや取り組みの把握できるようになる。これは、より団結力のある企業文化を創造するのに役立つ。

　一方、チームサイトは、少人数のグループ内のコミュニケーションを改善できる。8人で構成されるマーケティングチームは、ニュースやプロジェクトの最新情報および知識をグループ内で共有するためにチームサイトを作成するかもしれない。このようなサイトは、グループのコミュニケーションを効率化し、共通の目標に向かって活動する際のチームメンバーによる最新情報の把握や、つながりの維持を支援する。

3、テレワークをサポート

　Microsoftは、SaaSとして「SharePoint Online」を提供しており、権限を付与されたユーザーはインターネット接続があればどこからでもSharePointにアクセスできる。オンプレミス版とは異なり、SharePoint Onlineはテレワークやハイブリッドワークモデルをサポートし、地理的に分散した組織に統一されたCMSを提供する。

　SharePointでは、組織が使用しているSharePointのバージョンに関係なく、従業員がアクセスできるモバイルアプリも提供している。

　営業担当者や現場技術者のような外出中のユーザーは、モバイルデバイスからコンテンツに直接アクセスして利用できる。ハイブリッドワークやテレワークをサポートするSharePointの機能は、従業員体験を向上させ、オフィスが閉鎖されても業務を継続でき、より多くの人材にアプローチするのに役立つ。

4、拡張性を提供

　SharePoint Onlineでは、管理者は組織の成長に合わせてユーザーやサイトを追加することができ、サーバを追加購入する必要はない。サブスクリプションプランで定められたユーザー数やストレージ容量が上限に達した場合は、上位の契約レベルにアップグレードできる。

　SharePoint Onlineはクラウドベースであるため、ハードウェアの購入やインストール、保守の必要がなく、業務を自由に拡張および縮小できる。柔軟性がアップし、間接費用を削減できる。

5、生成AIとの統合

　SharePointユーザーは、生成AIアシスタントである「Microsoft Copilot」のアドオンを購入することで、コンテンツ作成のスピードアップと強化を図れる。Microsoft Copilotを使用することで、自然言語によるプロンプトでSharePointのサイトやページを作成でき、従業員の時間の節約やサイトデザインの改善につながる。

　「SharePoint Premium」（旧SharePoint Syntex）もワークフローを自動化できるAIのアドオン機能だ。ファイルのアップロード時に、ファイル内のコンテンツを分析し、そのコンテンツに基づいて関連するメタデータタグを生成できる。

6、機密情報を保護

　SharePointには、アクセス制御や自動保管機能などのデータガバナンス機能があり、データ漏えいの可能性を低下させられる。

　アクセス制御はアクセス権限とも呼ばれ、管理者は従業員ごとにサイトやフォルダ、ファイルへのアクセス制限をかけられる。さらに自動保管機能により、財務諸表や顧客データなどの記録を、「サーベインズ・オクスリー法」やEUによる「データ保護規制」（GDPR）で指定された期間保存できる。

　SharePointは、データ漏えいを防止するための多要素認証やデータ暗号化などのセキュリティ機能も備えている。さらに、ユーザーはSharePointをセキュリティツールである「Microsoft Defender」と統合し、ウイルスやランサムウェアを検出、防止できる。

7、親しみやすいインタフェースを提供

　SharePointは「Microsoft 365」アプリの一つで、UIも「Word」や「PowerPoint」「Outlook」など他のMicrosoftアプリと統一されている。多くのビジネスプロフェッショナルは少なくとも一つのMicrosoft製品を使用した経験があると考えられるので、他のCMSよりもSharePointを使いやすいと感じるかもしれない。

　SharePointの慣れ親しんだUIは、従業員がシステムを迅速に習得するのを助け、ユーザーの導入率を高め、組織のトレーニングコストの削減を支援する。

　SharePointのメリットは、効率の向上やリモートワークのサポート、データ保護が含まる。このようなCMSの導入を検討する組織は、各製品の機能と利点を考慮し、自分たちのの要件に合ったものを見つける必要がある。

原文へのリンク