「グループウェア」とは　導入の目的、メリットを解説

グループウェアとは、メールやスケジュール管理、ファイル共有やコミュニケーションなど、業務に必要な機能やアプリケーションを統合したシステムを指す。近ごろはコラボレーションツールとも呼ばれ、「Microsoft 365」や「Google Workspace」もグループウェアとして考えられている（続きはページの末尾にあります）。

　グループウェアは業務に必要なアプリケーションを統合したシステムであり、作業効率の向上を目的とする。メールやスケジューラー、掲示板、社内ポータルサイト、アドレス帳、アンケートなどの基本機能に加えて、ワークシフトや生産性の向上に貢献する機能やサービスを備えているものもある。最近はクラウド型オフィススイート「Microsoft 365」や「Google Workspace」をグループウェアとして導入する企業も増えている。

　グループウェアを導入する主な目的は「情報の共有」「業務の効率化」「コミュニケーションの円滑化」の3つが考えられる。

情報の共有

　従業員数が増えるほど、それぞれの業務状況やスケジュールをつかむことが困難になる。従業員数の多い企業は「情報の共有」に関する機能を重視し、従業員の予定や空き時間を俯瞰（ふかん）できるスケジュール機能や、文書や報告書などのファイル共有機能が充実したグループウェアを選ぶといいだろう。

業務の効率化

　人手不足が深刻化して働き方改革が叫ばれ始めた頃から「業務の効率化」がより求められるようになった。それに応える機能として、ワークフローやToDo管理、タスク管理、チームのプロジェクト管理機能などがある。

コミュニケーションの円滑化

　働き方が多様化した現在、オフィスに限らず自宅やサテライトオフィスなどで業務を進める機会が増えた。それぞれが離れた場所でも意思疎通を図りながら業務を進めるために、従業員間の情報共有を容易にするチャットツールなど、コミュニケーション機能が重視されている。また、従業員が互いに離れていても議論をしながら物事を前に進めるために、バーチャルな意思決定の場としてオンライン会議ツールにも注目が集まっている。

導入するなら「パッケージ版」か「クラウド版」か

　オンプレミス型の製品は、自社の業務に合わせて自由に設計できて社内システムとの連携も容易だが、イニシャルコストに加えてバージョンアップなどの追加料金や追加作業が発生することがある。自社のシステムに合わせる作業にもコストと手間がかかる上、セキュリティ対策なども自前で施す必要がある。運用の手間はかかるが、クラウド型と比較すると継続的な固定費の削減につながる。

　クラウド型は契約してすぐに利用が可能で、中には初期費用が無料のサービスもある。ソフトウェアのバージョンアップもベンダーに任せられ、ユーザーには追加作業やバージョンアップのコストは発生しない。初期費用を抑えられ、必要なユーザー数だけライセンスを購入できるというメリットがある。ただし、機能が限定されていたり、自社の業務に合わせてシステムの変更ができなかったり、ストレージの容量に制限があったりするなど、何らかの制約があるものもある。