まず、メンバー間のコミュニケーションをとりやすくするために、メールやインスタントメッセージなどの機能があるものが一般的です。さらに何かのテーマによって意見交換を行う電子掲示板や、離れた場所にいるメンバーとテレビ電話で話したり複数の参加者でビデオ会議ができたりする機能を持ったものもあります。

　スケジュールやプロジェクトの進捗管理を、全員で共有できる機能もほとんどが備えています。また、会議室などの設備予約や運営管理、災害時の安否確認まで行えるものもあり、社内のあらゆる業務を『見える化』することができます。

　大切な書類やファイル、例えば企画書や見積書、写真や設計図のデータなどをメンバー間で共有することができるのも特長の1つです。「あの書類どこへやった？」「同じようなお客さま向けに作成した企画書ってどこかになかったっけ？」と探し回って時間を取られることも少なくなるでしょう。

　グループウェアは、業務そのものの効率化はもちろんですが、Twitterのように、何となく社内に向けてつぶやいたり、何気ない会話を交わしたりしてコミュニケーションの円滑化を図る機能を搭載したものもあります。メンバーのさりげないつぶやきが新商品のヒントになったり、業務改善のきっかけになったりすることもあるかもしれません。

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一般的なグループウェアが提供する機能

スマートフォンやタブレットの活用で、よりビジネスが加速する！

　グループウェアを利用する上で「モバイル利用」ということも念頭に置くといいでしょう。あなたの会社では、社外で活動する営業担当者やサービス担当者とどのように連絡を取り合っていますか？取引先と商談が進んでせっかくのビジネス機会なのに「いったん会社に戻って決裁を受けてからまたお伺いします」などと商機を逃したりしていませんか？

　スマートフォンやタブレット端末で利用できるグループウェアを活用すれば、スピーディーに連絡が取り合えますし、社外にいてもスケジュールの確認・申請や決裁の承認などが可能になり、あなたの会社のビジネスにさらなるスピード感が生まれることでしょう。

　ここまでは「効果」について述べました。さらに現在のグループウェアでは、クラウドで提供され「使った分だけ支払えば良い」サービスが増えています。面倒な導入作業がほとんどなく、PCやモバイルのブラウザ画面ですぐ利用でき、バージョンアップもメンテナンスも必要ありません。また、使用する人数分だけ毎月支払うタイプのものが多く、初期費用が低く抑えられます。「面倒くさそう」「費用が高そう」という心配は、サービスの「選び方」によって拭い去る事ができる可能性が高いでしょう。