まず「小規模（10～100人）」の企業。従業員が10人を越えたら、お互いのスケジュールや業務の状況が分からなくなってきます。ですので、何より「情報の共有」機能が必要ですね。例えば全員の予定や空き時間などを共有できるスケジュール機能や、文書や報告書などのファイル共有機能が充実したグループウェアを選びましょう。むしろ、機能が盛りだくさんなグループウェアを選ぶよりも “情報の共有がしやすい”というポイントに絞ってコスト優先で選ぶのも1つの手です。

　「中規模（100～500人）」の企業になると、「情報の共有」に加えて「業務の効率化」機能も必要でしょう。例えば会議室などの設備予約、PCなどの備品管理、ワークフロー（一連の業務手続きの申請管理）などの機能が充実しているかを検討しましょう。

　「大規模（500人以上）」になると、「情報の共有」「業務の効率化」に加えて「知識の共有」機能が欲しいです。例えばお互いの知見や情報をやりとりできる電子会議室、社内限定で使えるTwitterのような社内コミュニケーション、離れた場所同士で動画でやりとりできるビデオ会議やWeb会議などの機能があるとグループウェア導入の効果が発揮されるはずです。

自社システムに導入するか？それともクラウド版を利用するか？

　グループウェアを導入する方法には、大きく分けて2つの方法があります。グループウェアのライセンスを買って自社のサーバにインストールし、自社専用のグループウェアとして利用する「オンプレミスタイプ」と、自社の利用人数に合わせてサービス利用料を支払う「クラウドタイプ」のどちらかです。

　「オンプレミスタイプのグループウェア」は、自社の業務に合わせて自由に設計できますし、これまで使用していた社内の業務システムと連携させることも可能です。しかし、ライセンスの購入が必要な上、バージョンアップには追加料金や追加作業が発生します。自社のシステムに合わせる作業にも費用や手間がかかる上、セキュリティ対策なども自前で行わなくてはなりません。費用も手間もかかりますが、長期的に使うこと、自社業務に最大活用できることを考えれば主に大企業に有効であると考えられます。

　「クラウドタイプのグループウェア」はすぐに利用が可能で、初期費用も無料のものが多い点が特長です。ソフトウェアのバージョンアップにも、何もする必要はなく費用もかかりません。大まかに言って、導入は簡単で初期費用も抑えめ、さらに必要な分だけ購入できると言うメリットがあります。ただし、基本的なサービスでは機能が限定されていたり、自社の業務に合わせて自由に変えられなかったり、保存しておくファイルの容量に限界があったりするなどのデメリットもあります。初期費用や手間をかけたくない小規模～中規模企業向けと言えます。

　自社の規模、そして「グループウェアを導入して何をやりたいのか？」という目的、さらに「クラウドかオンプレミスか？」などを総合的に考えて最適なグループウェアを検討しましょう。