　多くはスマートフォンで名刺を撮影し、その画像データを登録していく方法ですが、いちいち名刺をカメラで撮るのも面倒ですし、その画像データが不鮮明で情報がうまく登録できない、またそれを修正するのは面倒ということがあります。また、機能面にも制限がありますので、法人のビジネスでしっかり使うには物足りなく感じると思います。

ある程度の規模で法人利用するならクラウドサービスか専用ソフト

　10人以上の規模の会社において、人脈管理や営業促進に活用したいのであれば、クラウドサービスの名刺管理ツール利用がおすすめです。月額1人当たり数百円から数千円レベルで利用できます。提供されるサービスの違いとボリュームが増えた場合の割引により金額レベルが変わります。

　名刺管理ツールの場合、気にしておいた方がいいコストは「名刺の画像データ化と情報登録を代行してくれるのか」ということです。名刺をデータ化して情報登録をするには、次のような段階を踏むのが一般的です。

名刺をスマートフォンで撮影して画像データにする、あるいはスキャナーで名刺を読取り画像データにする
（1）の画像データを名刺管理ツール運営会社が指定するサーバにアップする
名刺管理ツール運営会社が画像データから、名前、住所、電話、会社名などを読み取ってデータベースに登録する
利用者は（3）の結果を確認して、誤りがあれば修正する

　これらのうち（1）から（3）までの「たくさんの名刺を画像データに変換して情報登録する」という作業が、サービスに含まれている場合と別料金で対応という場合に分かれます。

　名刺が数万枚などと大量にある場合には、自社でこの作業を行うのは大変です。月額の利用料金だけでなく、名刺の画像のデータ化と情報登録代行費が含まれているかどうか、あるいはそれを含めた金額で判断したいものです。

　ちなみに名刺の画像データ化代行だけを引き受けている会社（スキャンして画像化）もあります。名刺1枚当たり5～8円（最低枚数はあります）ぐらいのコスト感です。

　さらに規模の大きい会社（100人以上）は、名刺管理ツールの専用パッケージソフトウェアでの導入を検討しましょう。大ざっぱなコスト感ですが、導入には100万円以上かかることもあります。導入時にかかる費用の負担には覚悟が必要ですが、長年使うのであれば、1人当たりに換算するとクラウドサービスより安上がりになる可能性が高いでしょう。

　例えば、月額1人当たり500円のクラウドサービスでも、100人で利用すれば月に5万円がかかります。2年使えば総額はもう累計で100万円をオーバーします。

　ただし、クラウドサービスは途中で辞めることもできますし、無料の試用期間を設けたものが少なくありません。また、機能更新なども自動的に行われるケースが多いですが、パッケージソフトの場合は更新に追加コストがかかることもあります。規模や利用形態に応じて、どちらがベターか検討してみてください。