ストレージ管理業務の負担増を解消

　ファイルサーバであってもNASであっても、社内に何らかのストレージを設置して業務データを管理するとなると、当然ですが管理者が必要になります。しかし、保管されるデータは増える一方なので、ストレージの増設作業などの管理業務負荷は高まるばかりです。

　特に中小企業では、ストレージを管理するためだけに人材をあてがうことは難しいでしょう。その結果、サーバ管理者やネットワーク管理者、あるいは総務部門のスタッフがストレージ管理業務を兼任するなんてことも発生します。ストレージ増設業務の負担が増せば、元の業務に費やせる時間が減ってしまいます。

　オンラインストレージを活用すれば、少なくともハードウェアの保守作業から逃れられます。利用するデータ容量の増加に伴って、利用するストレージ容量の追加作業は発生しますが、ほとんどのオンラインストレージサービスでは数クリックで作業が完了します。ハードウェアの追加や故障時交換作業などで、頭を悩ませる必要はありません。これらはオンラインストレージサービス側で行われるからです。

　ただし、保存したデータの管理は利用者側に任されますので、利用ポリシーを定めたり、社内サポートを行ったりという業務は発生します。これは、オンプレミス環境でストレージを運用しても変わりませんが、管理業務が一切ないということにはならない点に注意しましょう。

増え続けるデータのバックアップが解消

　IT化が進めば進むほど、業務で扱うデータ量は日々増え続けます。その全てをバックアップしておかなければならないわけではありませんが、データの母数が増えればバックアップに必要なストレージ容量も増加の一途（いっと）をたどることになるでしょう。

　データが膨大な量になれば、バックアップにも時間がかかり、担当者の時間を奪うことになりかねません。業務時間内にバックアップ作業が終了しない可能性も生じます。その結果、バックアップ作業そのものがおざなりになり、万が一の障害が発生した場合に復元すべきデータが存在していないかもしれません。

　オンラインストレージサービスの多くは、常時、データのバックアップが取られています。サービスによってさかのぼれる世代数に差がありますが、法人向けサービスでは複数世代分のデータを保管し、ユーザーが任意のデータを復元できるようになっています。資料を共同作業で編集している際に、誤ってデータを消してしまったとしても安心です。

　サービスによっては、送受信されたメールのアーカイブを取得し、監査データとして活用できる機能を提供するものもあります。

外部との大容量ファイルの授受をセキュアに解消

　「オンラインストレージ、覚えておきたい3つの基本機能」でも触れましたが、オンラインストレージはファイル転送サービスとしても利用できます。動画などの大容量ファイルを社外とやりとりしたいと思っても、メールへの添付では容量制限に引っ掛かりエラーとなってしまった経験はありませんか。

　代替案として、DVD-Rなどに保存して郵送したり、バイク便を飛ばしたりというのでは、コストや時間がかかってしまい不便です。インターネット上には無料で使える大容量ファイル転送サービスもありますが、会社のセキュリティポリシーによって利用不可とされているケースもあるでしょう。

　法人向けオンラインストレージのファイル転送機能を用いれば、大容量ファイルであっても社内外の関係者と安全かつカンタン、スピーディーに送受信が可能になります。