何はともあれ、料金体系を確認すべし

　どんなサービスを利用する場合であっても料金体系の確認は重要です。オンラインストレージサービスの多くは月額料金制ですが、1年間のサブスクリプション契約にもかかわらずWebサイトの料金ページでは12で割って月額料金「相当」を表示しているものがあります。また、月額料金に加えて初期費用が発生したり、同じサービス内容でも年間契約プランの方がお得になったりするサービスもあります。

　月額料金制の場合、総額は利用ユーザー数（ID数）とストレージ容量によって総額が計算できます。一部のサービスでは、プランによって最少ユーザー数を定めているものもあるので注意が必要です。

　ストレージ容量もプランごとに上限が定められていたり、事実上無制限だったりします。また、ユーザーごとに容量が割り当てられるものと、1契約当たりの総容量を複数ユーザーで共有するものとがあります。

　導入前に、オンラインストレージを利用するユーザー数は何人ぐらいなのか、1人当たりどのくらいのストレージ容量が必要なのかを見積もった上で、自社に最適なオンラインストレージプランを探してください。

動作環境と対応デバイスを確認すべし

　オンラインストレージサービスの多くはWebブラウザからアクセスして使うため、OSの違いを気にすることは少ないでしょう。しかし、サポートが切れた古いOS（例えば、Windows XPなど）では動作を保証しないサービスも存在します。また、専用の接続アプリケーションを用意するサービスの中にはMac OS用が提供されない可能性もあります。自社環境からアクセスする可能性があるOSの種類やバージョンにオンラインストレージサービスが対応しているかどうか確認しましょう。

　また、スマートフォンやタブレットなどを使って、どこからでもアクセスできる点はメリットなのですが、この場合もWebブラウザで使えるのか、あるいは専用アプリが必要なのかを事前に確認しておきたいところです。特にアプリが必要な場合は、サービス側でアプリのバージョンアップが行われた場合に、アップデート作業が発生する可能性があります。全社一括でアップデートするのか、それともユーザーに任せるのか、事前にモバイルアプリの運用ポリシーを定める必要があるでしょう。

　さらに、提供機能によっては一部のOSしかサポートしないものがあるかもしれません。特にモバイルで利用する場合、使いたい機能がiOSのみ対応（あるいはAndroidのみ対応）という可能性があるので、事前に注意が必要です。

データセンターの所在地とベンダーの運用体制を確認すべし

　外資系ベンダーが提供するオンラインストレージサービスを利用する場合、データの保存先が海外のデータセンターになる可能性は捨てきれません。最近では、日本企業でもクラウドサービスの業務利用が一般的になってきているため、事業者によっては日本国内にデータセンターを構え、それをセールストークに使うところも出てきました。また、万が一の障害が発生した場合の可用性、サービスの稼働率などを保証するSLA（品質保証制度）はどうなっているのかは事前に確認しておきたい項目です。

　他にもサービス事業者がどのようにサーバを管理、運用しているのかについても確認しておきましょう。セキュリティ担当者などの管理者が24時間体制で常駐しているのかどうか、データへのアクセス権限は適切に運用されているのかなどがチェック項目になるでしょう。

どのようなサポートが受けられるのか確認すべし

　法人向けオンラインストレージサービスが個人向けのそれと大きく違う点の1つとして、ユーザーサポートの有無が挙げられます。安価なプランではメールでのサポートが主流となりますが、上位プランを利用することで電話サポートが受けられたり、自社専用のサポート人員が配置されたりします。事前に、どのレベルのサポートが必要なのか、社内で確認しておきましょう。また、自力で問題を解決する際に便利な使い方のヘルプが充実しているかどうか、Q&Aなどのサポートページがあるかどうかもチェックしておきましょう。