Web会議とビデオ会議はどう違う？

　Web会議とは、インターネットを利用して音声や映像、資料をPCで共有し、遠隔地同士でコミュニケーションを取ることのできるシステムです。ある程度の速度でインターネットにつながる環境があれば、PCのWebブラウザ（Internet Explorerなど）とWebカメラとマイクだけで、複雑な設定もほとんどすることなくスタートが可能です。遠隔地の工場や支店と打ち合わせのために出張していたことがWeb会議で対応できれば、かなりの効率化が期待できます。

　よく勘違いされるのは、Web会議のことを「ビデオ会議の簡易版」だと捉えてしまうことです。もちろん遠隔地同士でやりとりできる基本機能は同じです。しかしWeb会議は「PCの資料を共有しながらコミュニケーションできる」というのが最大の特徴です。例えば遠くの工場と、図面を確認し合いながら打ち合わせするなどといったケースに特に向いています。しかも、インターネットにつながりブラウザを利用できる環境なら、自席でもどこでも打ち合わせが可能です。また、ほとんどのWeb会議システムでは、PCに限らずタブレットやスマートフォンでも参加が可能となっています。

　一方でビデオ会議は「大勢の参加者がおり、表情などを確認しながら報告し合うような会議」に向いています。専用端末を使い、大型の画面で打ち合わせを行うケースが多いため、Web会議に比べて鮮明に相手の表情や音声が伝わります。ただし、会議に参加するメンバーは、全員、専用端末のある部屋に集まらなくてはなりません。

　どちらの方式にも一長一短がありますが、Web会議はより実務者向けであり、突発的な打ち合わせやスピーディーに連絡が取りたいとき、現場間で具体的な作業内容を詰めたいときなどに向いているといえます。

Web会議でビジネスのスピードを上げ、費用も削減

　 Web会議でできることをカンタンにまとめました。

• Webカメラによる遠隔会議
• マイクによる音声会議
• 資料の共有
• PC画面（デスクトップ）の共有

　「Skype」などを使ったことがあればイメージしやすいかと思いますが、音声だけでの会議もできます。しかし一番の特徴は、思い立った時に離れた所にいる相手と、顔を合わせ、PCの資料を見ながら打ち合わせができることでしょう。これまで、わざわざ書類を持って相手の所まで交通費と時間をかけて出向かなければならなかったことが解決します。業務のスピードアップとともに、交通費などの経費の削減が見込めるのです。

　Web会議の導入には、「専用サーバ」にインストールして使うサービスと、「クラウド型」のサービスに分かれます。どちらも一長一短がありますが、中小企業、しかも小規模に近い企業、あるいは中堅以上の企業でも、「まず小さくスタートさせて、活用できそうならコストをかけていきたい」と考える企業には、最小限の規模でスタートできるクラウド型Web会議を使用してみる方がオススメです。

　ビジネスを加速させたい、出張費用や手間を減らしたい会社は、会社の規模を問わずすぐ導入可能なクラウド型Web会議サービスの導入を検討してはいかがでしょうか。