本当にコスト削減になるのか試算しよう

　出張コスト削減を目的にして、Web会議の導入を検討する会社も多いでしょう。その場合、「何となく導入する」のではなく、現在かかっている「出張コスト」を割り出しておくことが重要です。そして、導入するWeb会議サービスのアカウント料金と利用人数、利用期間（例えば3年間）を想定し、初期費用などとあわせて費用を算出してみます。そして、Web会議に移行するとどれだけコストが下がるのかを試算してみましょう。利用人数が多く利用期間が長くなる場合は、クラウド型ではなくサーバインストール型（オンプレミス）の方が、結果的に費用が安く上がるということもあり得ます。

　また、契約しようとするベンダーのWeb会議サービスが、自社のPCやWebカメラなどで正常に作動するかどうかも確認しなくてはなりません。それらを新たに購入するとなると、また費用がかかることになってしまいます。

サポート体制は十分なのか調べておこう

　導入直後は、いろいろベンダーに問合せすることが多いと思われるため、契約しようとするベンダーのサポート体制が十分かどうかを確認ましょう。24時間365日対応してくれるのか、電話で問合せできるのかを確認しておけば安心です。とはいえ、サポート体制は使い始めてみないと分かりません。また、色んな機能が準備されているといっても、使い出してみないと本当の使い勝手は分かりません。時には機能が多すぎることがユーザーの混乱を招くこともあります。

　導入前に、同業界の知り合いに意見を求めたり、顧客満足度調査などがあれば調べてみたりするのも1つの手です。そして、無料試用版のあるWeb会議サービスを選び、使い勝手や問合せ対応を確認しておくことをお勧めします。

自社の「目的」と「使用環境」を把握、共有しよう

　そして、そもそも必要なことは、Web会議を「何のために導入するのか？」「どう活用するのか？」など導入目的をしっかり検討しておくことです。現場とも相談して、どういう活用シーンが想定されるのか、自社で必要とされるのはどんな機能なのか、そして自社のPCなどのハード、通信環境などの実態を把握して関係者で共有します。

　検討した自社の想定利用シーンと、自社の通信環境などと照らし合わせて、各サービスを比較検討します。特に自社の通信環境には注意が必要です。Web会議をスムーズに行うためには、ある程度の接続スピードが確保されなくてはなりません。また、本社だけではなくて、支社、店舗あるいはモバイル環境で使う人がいるならば、その環境も検討しておかなくてはなりません。

自社の現場で現実的に使いこなせるのかを検討しておこう

　さらに現実的なこと、「そもそも現場で従業員が使いこなせるのか？」という問いを検討しなくてはなりません。従業員のITリテラシーにバラツキのある場合もあるでるでしょう。導入目的がしっかり決まり、志が高くても、慣れないツールに戸惑う従業員が多くては、逆に非効率になってしまうことや、従業員からの問合せに忙殺されてしまうこともありえます。

　いきなりWeb会議サービスを導入するのではなく、Skypeなどの無料サービスの基本機能だけで、何度か打ち合わせを行ってみるのも1つの策です。慣れてきたら、本格的にWeb会議サービスの導入に移行するのが現実的かもしれません。

　また、導入するWeb会議サービスが直感的に、マニュアルなしでやさしく使えるかどうかも大切なチェックポイントです。各地に店舗や工場が点在している場合、使い方を教えるために何度も出掛ける羽目になっては導入の意味が薄れてしまいますからね。