Googleドライブで業務効率をアップするための4つの手順（1/2 ページ）
G Suite（旧Google Apps）の中心機能であるGoogleドライブの共有権限を活用して、社内や社外のプロジェクトチームでスムーズに仕事を行うことは業務効率の改善につながります。そのための4つの手順を紹介します。
本コラムは2016年3月3日に公開した「今さら聞けない“Google Appsのトリセツ” ～グーグルドライブ（2）～」を再編集したものです。Google Appsは2016年9月に「G Suite」に名称が変更されています。
Googleドライブは、Googleが用意したサーバにインターネットを経由してファイルやデータを保管できるサービスです。Googleドライブをはじめとする「G Suite（旧Google Apps）」の最大の特徴として「共有」というポイントが挙げられます。
作成したファイルやデータを自分だけの仕事として完結するのではなく、自社社員、プロジェクトメンバー、そして社外の関係者などに、リアルタイムで閲覧や加筆修正の権限を付与できます。社内だけにとどまらず、外部の取引先やクライアントと共通のフォルダやファイル内で仕事ができるようになると業務効率が大きく高まります。
今回は、Googleドライブを社内外問わずに、効率的かつ安全に利用を開始するための4つの手順に触れます。
【手順1】フォルダの階層とアクセスのルールを設計する
最初のステップとして、大カテゴリのフォルダを決めましょう。フォルダの設計によって後々の検索性やフォルダ階層の作り方に影響が出るため、分かりやすくテーマ性を持たせることを推奨します。
フォルダ名は「あなたが覚えやすい名称を付けるのではなく、周囲が覚えやすい言葉を用いる」ことが基本です。なぜならばG Suiteのアプリで取り扱うデータは、共有することが前提となること多いからです。
筆者は、フォルダ名は外部社員にも共有しやすく、ひと目で何のフォルダか分かりやすくするためにプロジェクト名にすることをおススメしています。
Googleドライブのフォルダ階層例
【手順2】フォルダの作成とファイルの格納
早速マイドライブ内にフォルダを作成してみましょう。手順は「Googleドライブを立ち上げる」→「新規をクリックする」→「フォルダを選択する」→「タイトルを編集する」です。
「新規」でフォルダを作成する
基本的な考え方はMicrosoft Officeで使うフォルダと変わりありません。ファイルを分類整理するための保管場所です。Googleドライブにおけるフォルダの役割は、Webにあるさまざまなファイルやデータをマイドライブの中で整理整頓するためと考えるといいでしょう。
新規ボタンの中から「フォルダ」をクリックします。フォルダの名前が登録できるので用途や目的に沿った名前を付けましょう。「作成」ボタンで完了するとマイフォルダに作成したフォルダが表示されます。
フォルダの名称を決める
これでフォルダの作成は終了です。PCを日常的に使用する人であれば、苦労することなく作成できるでしょう。
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今さら聞けないGoogle Appsのトリセツ
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