Googleドライブで業務効率をアップするための4つの手順（2/2 ページ）

公開 2019年01月23日 08時00分

更新 2022年09月06日 14時32分

著者

今井晶也

[セレブリックス]

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【手順3】フォルダ階層の共有権限設定を行う

　社内外のさまざまな人とデータを簡単に共有できるからこそ、情報の取り扱いとアクセス権限の付与には細心の注意を払いましょう。

　まずプロジェクトフォルダ全体のアクセス権限を特定のユーザーに指定する方法を紹介します。指定したユーザーがフォルダ内ある各種ファイルやデータにアクセスできるようになります（ただし特定のファイルに個別のアクセス権限が設定されている場合を除きます）。

　フォルダ名（本稿はプロジェクト名を推奨）にカーソルをあわせて右クリックし、「共有」を選択します。

フォルダへのアクセス権限を付与

　すると下図のような選択肢が現れます。ここに氏名やメールアドレスを入力することでアクセス対象ユーザーを指定できます。

　画面右下にある「詳細設定」をクリックすることで、会社単位でアクセス権限を付与したり、全体公開にしたりとさまざまなアクセス権限を設定できます。

【手順4】ファイルに対して共有権限を設定する

　個別のファイルにアクセス権限を設定する方法を紹介します。考え方は大きく変わらず、指定のファイルを選択し、右クリックして「共有」を選択します。

　下図では「コラム原稿」という中項目のカテゴリに男性と女性のアクセス権限を付与しています。しかし、その中にある「執筆スケジュール」というスプレッドシートには女性のみのアクセス権限を設定してあります。男性のアカウントでは該当のデータは表示されません。

　G Suiteの「いつでも、どこでも、誰とでも仕事ができる」という特徴は、Googleドライブが核であるといっても過言ではありません。共有権限の話になると「便利だ」と思う人がいる一方で、必ず情報漏えいリスクに懸念を示す人もいます。

　人が介在することなので100％安全ということはありません。ただしG Suiteのファイルをドメイン外のメールアドレスに共有しようとすると「異なるドメインのユーザーに共有しようとしている」というアラートが出ます。これだけでもヒューマンエラーによるミスやリスクが大きく抑止できます。

　さらにリスクヘッジを強化したければ、外部ドメインのユーザーが自社制作のフォルダやファイルにアクセスできないような設定もできます。運用方法は企業によってさまざまですが、Googleドライブを使いこなせるようになると業務効率は格段に高まります。

著者紹介：今井晶也

2007年セレブリックス入社し、営業代行事業のメンバーを経てプロジェクトマネジャーを経験。これまで100社以上、1000商品を超える新規営業や販路開拓を行い、クライアント企業の業績向上に貢献。現在は、多くの営業支援で培ったノウハウと経験を武器に、営業の教育や講演活動などを行い、活動の場を広げている。