1. 残業時間上限規制に対応した勤務体制の管理
2. タイムカードの保管と管理業務の廃止
3. 勤怠データの計算や入力のミスを排除
4. 打刻ミスや不正な打刻防止

（1）残業時間上限規制に対応した勤務体制の管理

　働き方改革では時間管理の適正化が求められます。ここでポイントとなるのは「労働時間を正確に把握すること」です。

　紙のタイムカードを使う場合、集計は後でまとめて行うことがほとんどです。ところが、後でまとめて集計する場合は労働時間が上限規制を超えそうかどうかをすぐに把握できません。この点、勤怠管理システムでデータ管理ができれば、自動的に労働時間を正確に集計できます。

　勤怠管理システムの導入は働き方改革の第一歩としても有効です。

勤怠管理システムを使うと、従業員ごとの残業時間もすぐに管理できる（出典：ネオレックス）

（2）タイムカードの保管と管理業務の廃止

　タイムカードは、労働基準法第109条によって3年間の保管が義務付けられています。従業員が20人の事業所で3年間タイムカードを保管するとなると、720枚。大量のタイムカードを保管する場所を用意するのももったいないことです。保管するだけならばよいのですが、場合によっては行政手続きなどで特定個人の3年分のタイムカードをすぐに見つけ出さなければならないこともあり、作業は非常に煩雑です。これらをデータとして扱えれば、保管に場所をとらず、過去のデータを探すのも簡単に行えるようになります。

　さらに言うとシステム化すれば当たり前ですがタイムカードを購入する費用がかからなくなります。本稿執筆時点で、タイムカード100枚はおよそ2000円前後です。20人が利用する企業の場合は3年間で1万4000円が消耗品に消える計算です。その他にもこまごまとしたところでは、インクリボンなどの消耗品の管理や調達も必要です。

（3）勤怠データの計算や入力のミスを排除

　紙のタイムカードでは勤務時間の集計を手計算で行わなければなりません。計算結果は給与計算ソフトやExcelなどに手入力する必要もあるでしょう。

　しかし手作業はミスが起こりやすくリスクが大きいものです。システム化しておけば、勤務実績はデータ化できますし、集計も自動で行えます。これをさらに給与ソフトとデータ連携できれば、計算間違いや入力ミスによる過払い、不払いといった問題が起こらなくなります。

　勤怠情報がデータ化されることも大きなメリットです。勤怠管理システムを利用すれば、出退勤の記録はデータとして保存されるため、このような煩わしさからは解放されます。

（4）打刻ミスや不正な打刻を防止

　最近では打刻ミスや不正打刻の防止機能を備える勤怠管理システムもあります。

　紙のタイムカードは「他人のカードで間違えて打刻する」「出勤／退勤を押し間違える」といったミスも発生しがちです。これを悪用すれば、他人のタイムカードを代理で打刻するといった不正も容易に行えてしまうのです。

　システム化しておけば打刻時の映像を撮影したり、ICカードで本人しか打刻できない仕組みを作ったりすることもできます。

打刻者の顔を撮影して記録するツールの例（出典：ネオレックス）

勤怠管理システムで業務はどう変わるか

　カードを用意して、名前や従業員番号を付けてカードホルダに差し替えるような作業は意外と時間がかかります。タイムカード入れ替えに関わる作業が不要になるため、多忙な月末の業務が少しは楽になるでしょう。機能の詳細は製品によって異なりますが、多くの勤怠管理システムは、残業や深夜、休日出勤、遅刻などを、自社の集計ルールに合わせて自動で集計できるようになっています。

　月の途中で残業時間を把握したい場合も、自動集計されていれば、逐一集計して確認する労力を割かずに済みます。超過残業や業務負担の偏りなどを早期に検知し、素早く対応する時に便利です。この他、給与計算ソフトにデータを出力すれば給与計算も自動で行えるでしょう。

　勤怠の締め日から給与計算完了までのスケジュールは意外とタイトです。締日から給与データ確定日までに週末や祝日を挟むとさらに作業時間がなくなりますから、ミスが許されない作業なのに大急ぎでやらねばならないこともあります。勤怠の集計と給与計算で「月末はいつも遅くまで残業」という状況があるならば、システム化で負担は大きく軽減できる可能性があります。