帳票の“紙運用”で苦労している点、見えてきた3つの不満

　紙からデータ管理に移行する企業のモチベーションとして、紙での帳票管理に不満を抱えていることが予想できる。そこで現在紙で管理を行っている方に対して具体的に「帳票を紙で保管する際に苦労している点」について聞いてみたところ、大きく3つの不満が見て取れた。

　1つ目は「保管場所」に関する不満だ。「保管管理が面倒なのと、廃棄管理が大変」「年度ごとに保存している紙を整理して書庫に移動する作業があり、手間が掛かるだけでなく保存場所も確保しなくてはならない」「どこに保管したか分からなくなり、しかも保管期限の過ぎた帳票を破棄し忘れる」など、紙文書の保管スペースの確保や廃棄管理が煩雑になりやすいという課題が生じている。

　2つ目は「検索性」や「アクセス性」に関する不満で「古い資料がどこに行ったか分からない」「該当の帳票を見つけるのに時間が掛かる」「地方拠点からのアクセスができない」が具体的な声として挙がっていた。

　3つ目は「承認や提出に掛かる負荷」である。「原紙管理と承認速度」「文書提出時の手間が大きい」といった声が挙がり、わざわざ紙文書を用意して申請や承認フローを経る手間や時間に不満に感じている意見も少なくなかった。