RFIは、ベンダーが出す製品候補についてほとんど知識を持っていない場合に有効だ。ベンダーの評価にかかる時間やコストを削減できる。

　大規模なシステムを購入する場合をはじめとして、RFIはさまざまな場面で使用される。RFIを利用する目的は、市場に関する情報を正確、体系的に収集することだ。RFIでは、企業が求める要件が明確に示され、ベンダーはそれをどのように満たすかについて具体的に回答する必要がある。

　優れたRFIはベンダー間の違いを明確にするため、企業特有の要件や、全てのベンダーが対応できるとは限らない懸念事項にも焦点を当てる。回答を比較しやすくするため、ベンダーは標準的な形式で回答を提出するよう求められる。

RFIを使用する場面

　RFIはIT業界に限らず、広告業界、建設業界などのさまざまな業界で使用されるものだ。ERPやEHR（電子カルテ）などのITツールを選定する際にも役立つ。

　IT業界ではベンダーからソフトウェアを調達する際にRFIが使用される。一般的にソフトウェアは長期間にわたって使用されるため、組織にとってベンダーの適切な選定は重要だ。RFIには、他のソフトウェアやハードウェアとの統合、使用事例、管理オプションをはじめとするビジネスの要件を明確に記載する必要がある。

　建設業界では、施工業者から設計者や顧客に、下請業者から顧客や元請業者に情報を求めるような場面でもRFIが使用される。通常、建設業界においてRFIは見積もりの前やそれ以降の段階で使用される。この場合、RFIには資材や仕様、設計図面、基準、契約情報に関する問い合わせなどを記載する必要がある。

　また、広告代理店を評価する目的でRFIを使用することもある。この場合、RFIには業界特有のクライアントのリストや競合する分野、ベンダーが得意とする関連分野についての情報などが記載される。

　ERPの導入を検討している組織も、RFIを利用する場合がある。この分野におけるRFIでは、企業がERPに求める要件を具体的に示す必要がある。例えば、会計や製造、在庫管理、販売管理、人事管理などに関する要件が記載される。ERPの導入のために作成されるRFIは、他の分野で使われるものよりも詳細な情報が記載される傾向がある。

　医療業界では、EHRに関連するソフトウェアを探している組織がRFIを使用する。この場合、企業は機能要件や技術要件、運用要件に関する情報を求めるべきだろう。

RFIの書き方

　RFIの書き方は業界によって異なるが、基本的なRFIは4～5ページで構成され、以下のセクションが含まれる。

• 概要
• 要求する情報
• 回答に対する期待
• 確認事項

　概要のセクションには、短期的な目標と長期的な目標それぞれにおいて求めている事項をはじめとして、組織の目標や目的を明確に記載する必要がある。また、依頼者である企業の紹介や基本的な情報も記載される。このセクションを読み終えるまでに、依頼元がどのような組織か、その文書がRFIであることをベンダーが理解できるようにしなければならない。

　第2のセクションでは、要求する情報を明確に示す必要がある。このセクションには、納期や機能要件など、ベンダーに求める情報を詳細に記載する。このセクションは、ベンダーに求める基本的な情報に特化すべきであり、過度に詳細なものを求めることは避けなければならない。このセクションを読み終えた時点で、ベンダーが十分な情報を得て回答を準備できるようにする必要がある。

　次のセクションでは、どのような回答を期待しているかを示す必要がある。ここには評価基準の詳細に加え、回答方法や回答期日に関する要望を記載する。RFIやRFIへの回答は、電子メールなどを使ってオンラインで送付してもよい。このセクションは、回答の際にベンダーが使用するテンプレートなどのフォーマットを含めるべきだ。このプロセスによって複数のベンダーの回答を後から比較しやすくなる。

　最後のセクションである確認事項には、これまでに述べられていない最終的な情報を記載する必要がある。このセクションは、他のセクションで示せなかった情報を記載してもよい。

　RFIを作成する際は、送信者のニーズに基づいて構成を決定する必要がある。RFIの主な目的の一つは、複数のベンダーを迅速に評価できるようにすることだ。情報提供の依頼や回答用のテンプレートを作成する際には、この点を念頭に置く必要がある。つまり、回答に対して明確なガイドラインを示し、特定の形式や順序での記載を求める必要がある。

　さらに、ベンダーが回答しやすいように明確で分かりやすくRFIを作成する必要がある。RFIを作成した後は、内容が明確で簡潔であるかどうかを確認すべきだろう。

RFIのベストプラクティス

　RFIを作成する前に、従うべきベストプラクティスを明確にしておくことが重要だ。RFIを明瞭にするためにはベストプラクティスを意識し続ける必要がある。RFIの送付者は情報の要求を必要最小限に留め、過度に詳細な記述は避けるべきだ。情報の比較を容易にするため、事前に定められたフォーマットに沿って作成することが望ましい。また、リクエストの対象をリソースや機能の詳細に限定し、この段階では価格の提示を求める必要はない。

　RFIへの適切な応答時間も重要な要素だ。RFPなどの他のフォームと比べてRFIは迅速な対応が可能だ。通常1～2週間程度の期間を想定する。RFIの目的は一般的な情報の収集であり、組織が具体的かつ詳細な情報を求めるのは適切でない。最終的な購入意図を示すものでもないため、その点を明確にしておく必要がある。特に建設業界で使用されるRFIにはビジュアルを含めることで、ベンダーが要求内容をより正確に理解できるようにするのが効果的だ。

ベンダーがRFIに応答する方法

　RFIに対するベンダーの応答は、企業が発行したRFIを受けて提供されるものだ。多くの場合、ベンダーはRFIに迅速に回答するため、応答管理プラットフォームを活用し、あらかじめ準備した回答ライブラリを利用する。

　応答プロセスの大部分はオンラインで実施され、スキャンした文書を電子メールでアップロードする方法が一般的だ。場合によってはハードコピーでの提出も認められる。

RFIとRFPとRFQの比較

　RFIに類似したフォームとして、提案依頼書（RFP）や見積依頼書（RFQ）がある。これらのフォームは、それぞれ使用される場面や含まれる情報に違いがある。

　RFPは、より詳細な情報を収集するための構造化されたドキュメントであり、顧客が求める内容を明確に記載するとともに、提案を評価する基準を定めている。ベンダー間の入札プロセスを進める際に使用され、通常はRFIの後に実施される。

　RFQは、組織が1社以上の潜在的なサプライヤーに対して見積もりを依頼するための文書だ。RFPと似ているが、より具体的な要素が求められる。特にハードウェアのように明確に定義され、数量が決められるものの価格リストを取得するために使われる。