考える要件を満たすソリューションとして同社が着目したのが「Box」だ。既に全従業員の約4分の1が利用していたことから、スムーズな全社展開が可能だと判断した。最終的に「Box Enterprise Edition」プランの採用を決定した。同社はこの全社展開を起点に、業務基盤の強化と将来的なイノベーション創出に向けた取り組みを本格的に始めた。

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図1　Box部分導入時期のIT環境（出典：イベント投影資料、筆者撮影）

問題はセキュリティ強化と情報ガバナンス体制の構築

　Boxの導入に当たって、同社は次の5項目を重点的に検討した。

1．コスト・業務継続性の検討

　NAS運用における主なコスト要因は、ストレージの増設とリプレース、そして移行作業だ。前述した通既にNASの容量は逼迫（ひっぱく）しており、ハードウェアの保守サポート終了に伴う対応も避けられなかった。また、バックアップメディアの管理も煩雑化し、保存期間の管理負荷も増大していた。加えて、NASの移行にはIT部門のみならず業務部門にも相応の工数が発生することも課題だった。

　一方、Boxは容量無制限であるため、コンテンツを一元化しても追加費用が発生しない。確かにデータ移行時には一定の工数を要するが、そのプロセスにおいてコンテンツの統合や運用フローの標準化も同時に実現できるため、結果的には全体としてのコスト削減が可能となる。

2．情報セキュリティ、ガバナンスの検討

　情報セキュリティとガバナンスの強化は、DX推進における不可避の課題であり、Boxへの移行に際して東京センチュリーは複数の対策を検討した。

　まず、データの保管場所については、「Box Zone」を活用することで日本国内でのデータ保管をかなえ、法令順守と安全性の確保を実現した。次に、情報漏えいや持ち出しリスクへの対応として「Box Shield」を導入し、スマートアクセス管理や脅威検出によるセキュリティ強化を図ると同時に、「Box Governance」を使ってリテンションポリシーを設定し、文書の適切な保管とライフサイクル管理を行った。さらに、Boxのレポート機能を活用することで、アクセスログの監視や不正検知も容易になった。

　ランサムウェア対策についても、Box ShieldとBox Governanceの組み合わせにより、文書保全と復旧対応が可能だ。保存年限の管理や監査対応に関しても、Box Governanceとレポート機能によってガバナンスを強化した。加えて、PCやモバイル端末でのデータレス運用については、Boxのテナント設定に加え、外部のサードパーティー製ソリューションとの連携によって、安全性と利便性を両立した運用体制を構築した。

3．生産性・業務効率の検討

　生産性や業務効率の面では、ファイルの所在が分かりにくく、必要な資料を探すのに時間がかかるという声が社内から多く寄せられていた。加えて、契約書をはじめとする紙書類の多さも業務の非効率化につながっており、大きな課題だった。さらに、生成AIの活用を検討するに当たっても、データが社内のあちこちに分散している状態では十分な効果を引き出すことができない。

　文書の検索性は、Boxによる一元管理で検索対象を統一し、情報の所在を明確化した。加えて、「Box Hubs」を利用することで文書の要約や分類、目的別のナビゲーションが可能となり、必要な情報へスムーズにアクセス可能になった。

　また、ペーパーレス化の推進においても、コンテンツをBoxに集約することで紙文書の削減を実現した。さらに、「Box Sign」による電子契約や「Box Relay」を活用した業務ワークフローの自動化により、契約業務の効率化とトレーサビリティーの確保が可能となった。

4．イノベーション・俊敏性の検討

　イノベーションと俊敏性の向上においては、生成AIの活用、既存システムに散在するデータの効果的活用、そしてシステム間のファイル連携の拡張性が重要な課題だった。「Box AI」を導入することで、RAG（Retrieval-Augmented Generation）を含む高度な生成AI活用が可能になる。さらに、コンテンツをBoxに一元化することで、既存システムとの連携を容易にし、データ活用の効率化と柔軟な連携体制の構築を推進できる。

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図2　Box全社展開から今後のコンテンツ管理のイメージ（出典：イベント投影資料、筆者撮影）

5．Box機能をフルに引き出せるEnterprise Plusを採用

　Box ZoneとBox Governance、Box Shield、Box Hubs、Box AIは、同社が従来利用していたBusiness PlusプランやEnterpriseプランではオプション料金が発生し、フル機能が使えなかったため、Enterprise Plusプランへのアップグレードを決めた。段階的にオプションを追加するよりも、初めからBoxの全機能を最大限に活用することで、DX推進の効果を高めることが狙いだ。