シェア上位は「Microsoft 365」「DocuWorks」など、製品タイプはばらける

　調査のうち、導入済みの文書管理やオンラインストレージサービスの社数シェアについての質問では、「Microsoft 365（Office 365）」が20.1%で1位、「DocuWorks」が19.4%で2位、「eValue NS/V/Air（SMILE Vも含む）」が16.7%で3位となっており、それ以降は「Ridooシリーズ」10.8％、「imageWARE Dooument Manager」10.2％、「SharePoint Server」8.7％、「Google Workspace」8.5％など、おおむね1割以下で多くの製品やサービスがシェアを分け合う状況となった。

　Microsoft 365はクラウドストレージ、DocuWorksはオンプレミスの文書管理システムが出自（現在はクラウドサービスにも対応）、eValue NS/V/AirはERPと統合した文書管理システム（クラウドも選択可）といったように、上位3位には異なる3タイプの製品やサービスが混在している。

　ノークリサーチは、業務アプリケーション分野の中でも文書管理やオンラインストレージサービスの担う役割は、文書データ管理や保管、共有など比較的シンプルであるが、文書データは企業活動の根幹を成す要素でもあるため、どのような製品やサービスが広く受け入れられているのか、現状を把握しておくことも大切だとしている。

中堅中位企業層では導入サービス変更予定が3割超、年商規模で訴求を

　文書管理やオンラインストレージサービスの導入状況を年商別に集計した結果では、導入状況を「導入済み：継続」「導入済み：変更」「未導入：新規予定」「未導入：予定なし」に分けて集計した。

　「導入済み：継続」と「導入済み：変更」の合計は年商規模が大きくなるにつれて高くなった。中堅企業層の年商50～300億円では、「未導入：新規予定」が2割超存在し、なかでも「導入済み：変更」も3割超である年商100～300億円の中堅中位企業層が最も有望な訴求対象と考えられる。

　年商300～500億円の中堅上位企業層では「未導入：新規予定」が1割強にとどまっており、ベンダーや販社、SIerにとっては更新や刷新が主体となる点にも注意が必要だ。

　中小企業層の年商5～50億円の中では、年商規模が低めであることによって企業数も多く、かつ「未導入：新規予定」が24.0%と最も高い点から、年商10～20億円の企業層が有望となる。

　年商5億円未満の小規模企業層は企業数が多いものの、「未導入：予定なし」が65.5%と過半数に達する。そのため、訴求の際には多数のユーザ企業に効率的にアプローチ可能かつ、成約率が低くても継続できる販売チャネルが必要となる。

「期限切れ文書の破棄漏れ」が着目すべき課題に

　また、調査レポートでは文書管理やオンラインストレージサービスについて現時点で抱えている課題についても、集計分析を行っている。

　文書の管理や分類に関する課題に関しては、「文書の属性情報（日付など）に基づく管理台帳の作成が大変」が16.0%、「文書内容に基づく適切な分類を行うことが難しく、作業も大変」が17.2%に対して、「期限切れ文書を特定して破棄する処理が漏れてしまいやすい」が22.0%と高めになっている。

　「期限切れ文書を特定して破棄する処理が漏れてしまいやすい」の回答割合を年商別に集計したデータでは、年商5～10億円および年商50～100億の層で、周辺の年商帯と比べて回答割合が低くなっている。

　ノークリサーチは、これら2つの年商帯では「期限切れ文書の破棄漏れ」の課題意識がやや低いため、解決策を訴求することでのアピールを進める際には注意が必要となるとしている。