年間数千万円のコスト削減効果、事例で知るワークフローツール：IT導入完全ガイド（3/3 ページ）

[小池晃臣，タマク]

　上で紹介した成功事例のように、ワークフローツールを導入して業務の効率化やそれによるコストメリットを生み出すために、導入前に押さえておくべきポイントを紹介しよう。

物理的にオフィスが離れているかどうか

　紙の書類のやりとりには人の移動が伴うが、ワークフローツールを使えばその必要はなくなる。そのため、ワークフローツールを導入した際に大きな効果が得られるのはオフィス間に物理的な隔たりがあるケースである。

　この場合の物理的な隔たりとは、本社と支社などオフィス間が地理的に大きく離れている場合はもちろんのこと、同じ建物であってもフロアが複数階にまたがっていれば十分に該当することになる。

　例えば少人数の企業でも、拠点やフロアが分かれていると、紙ベースの業務フローのままでは決裁中の申請書類を確認したくても現在どこにあるかすぐに把握できないなど不便も多い。そうした効率の悪さをワークフローツールで解消できることから、導入効果はかなり見込めるだろう。

導入の目的を明確に

　ただ漠然とペーパーレス化を目指すのではなく、導入前にワークフローツールを使って何がしたいかをはっきり定義することが大切だ。例えば、規模の小さな会社ほど管理職が外を飛び回るケースが多いが、管理職が社外にいたために決裁が遅れ、業務が滞ってしまうというリスクもある。そうした状況を回避するために導入するというのも1つの目的となるだろう。

　ワークフローを回し終わった後に保管されている過去の書類をどう活用したいのかもあらかじめ考えておきたい。管理書類が必要なときにキーワードで検索して取り出せるようにしたいのか、もしくは過去の書類の再利用によってさらなる効率化を図りたいのか、あるいは管理書類の閲覧履歴などを分析して業務改善につなげたいのかなど、さまざまな活用方法が考えられる。

導入後のサポート内容の確認を

　エンドユーザーからベンダーのサポートセンターへの問い合わせが最も多いのが、運用開始後3カ月間だという。ワークフローツールの場合、事前に社員研修を行わず、実際に使いながら覚えていくという企業も多いことから、あらかじめ無償で何度も質問できるようなベンダーの製品を選ぶことも大事かもしれない。