「人脈の管理」で何をする？ 名刺管理ツールで解決できる課題とは：そこが知りたい！名刺管理

実は会社のどこかに「人脈の宝物」が眠っているかもしれないのに「アプローチできなかった」で終ってないか。名刺管理ツールで解決できる業務課題を説明する。

[キーマンズネット]

　テレビCMにあったようなシーンですが、商談にこぎ着けたい見込み客にアプローチできずに悩んでいたら、実は部下の知り合いだったという「情報共有」ができていない状況。このような企業を、笑うことができるでしょうか。

　人脈の情報共有ができていない企業はたくさんあります。部下が見込み客と名刺交換をしても、そのまま名刺ホルダーにしまわれてしまうでしょう。上司は部下の名刺ホルダーの中を知りませんし、部下も上司の知りたい人脈情報が分からない。

　実は、会社のどこかに「人脈の宝物」が眠っているかもしれないのに、「アプローチできなかった」で終っていませんか。名刺管理ツールはそのような課題を解決します。

より商談確度の高い顧客に絞ってアプローチも！「売り上げアップ」に活用できる

　名刺管理ツールは、単に名刺を整理して管理するためのものではありません。商談機会を増やし、商談の成功率を上げるための人脈管理ツールであり、営業支援ツールでもあります。つまり企業にとっての重要課題である「売上アップ」に大いに貢献するツールだといっていいでしょう。

　どうして売り上げが伸ばせないのか。いろいろと要素があるでしょうが、営業活動の課題を見直してみましょう。

（1）「商談機会が少ない」という課題

　そもそも商談の機会をなかなか作れない、もっと見込み客を発掘して商談を増やしたいと多くの企業が悩んでいることでしょう。まずは、日常の営業活動あるいは商談会、見本市などで収集した名刺を活用しませんか。

　「それは分っているんだけど、名刺を手書きで一通一通アドレス帳に登録していては、とても非効率」という人もいるでしょう。手書きで手紙を出すことの営業効果は否定しませんが、その手間をかけるなら名刺管理ツールを使ってデータベースを作成した方が、より時間価値を高めることが可能です。

　いったん名刺管理ツールにデータベースとして登録しておけば、見込み客への連絡も名刺管理ツールから電話やメールで行うことができますし、訪問するときはスマートフォンで地図や住所を確認できますので、スムーズに営業活動が行えます。

　また、名刺データを名刺管理ツールに登録し、見込み客候補に定期的にメールマガジンなどで情報提供することもできます。メールマガジンに対する反応を登録していくことで、より自社との取引確度が高い見込み客に絞り込んでアプローチできます。つまり、商談の機会を増やしていくことができるのです。

（2）「商談相手の情報が少ない」という課題

　商談相手の情報が少なくて、うまくアプローチできない、商談が前に進まないという課題もあります。この場合も、相手が既存客なら会社で共有している名刺管理ツールによってこれまでの取引履歴や商談履歴を活用し、課題や失敗を洗い出すことができます。

　名刺管理ツールの大きな活用ポイントは「しまい込まれていた名刺を活用しての人脈の情報共有」です。「実は他部署に取引先と頻繁にコンタクトしていたメンバーがいる」などが分かれば、商談を進めるために必要な情報の手助けを受けられることでしょう。

（3）「メンバーの商談状況を把握できていない」という課題

　営業責任者やリーダーなどは特に、メンバーが取引先や見込み客とどのような商談をしているのか、どんなアプローチを行っているのかを把握できなくて営業戦略が立てられないという課題もあるでしょう。

　名刺管理ツールを活用して、メンバーの商談履歴を共有できれば、営業責任者は商談履歴を見て適切なアドバイスを行えます。また、新規客だと思っていたら、既に誰かがアプローチしていたといった事実も把握することができます。

　つまり、名刺管理ツールは営業担当者の活動にも、営業責任者の戦略立案の支援にも活躍するツールといえます。