名刺管理ツールと連携させると便利なツールは？：そこが知りたい！名刺管理

名刺管理ツール単体の導入だけでも眠っていた名刺が「人脈情報」として生き返り、さまざまな業務に活用できると実感できる。他のツールと組み合わせるとさらに業務が加速する。

[キーマンズネット]

　名刺管理ツール単体の導入だけでも眠っていた名刺が「人脈情報」として生き返り、さまざまな業務に活用できると実感できるようになりますが、他のツールと組み合わせるとさらに業務が加速するツールがあります。

　名刺管理ツールにおいて一番求められるのは営業面での活用でしょう。特に顧客とのコンタクトを強化したいと考える企業は多いと思います。普段の連絡だけではなく、定期的な情報発信、直接の訪問など顧客や見込み客へのさまざまなコンタクトやアプローチに活用するために、連携させると便利なツールを紹介します。

顧客管理や営業支援ツールとの連携

　見込み客や既存顧客のリストを作成し、顧客管理あるいは営業支援のツールなどを使って戦略的にアプローチして行こうとする企業は多いでしょう。また、これからそうしていきたいと考える会社も多いはずです。しかし、どんな顧客管理や営業支援のツールを使うにしろ、そもそも見込み客や顧客の正確な情報を入力しておかなければ使えません。

　例えば、代表的な営業支援ツールとしてセールスフォースがあります。これに見込客や既存顧客の情報を手で入力するのにコストを払ったり、大変な手間をかけたりしている企業は多いですが、名刺管理ツールがセールスフォースと連携可能であれば、すぐに名刺情報を生かすことが可能になります。

　また、新規の取引先に訪問するとき、スマートフォンで地図などが見られれば便利です。クラウドの地図情報サービスなどと連携すれば、スマートフォンで訪問先情報を呼び出し、地図を確認しながら訪問することも可能になります。

メールやFAX配信機能との連携

　また、メールマガジンの配信や広報資料のFAXなどで、見込客や既存顧客に定期的に情報発信したいと考えるとき、名刺管理ツールにその機能があるか、あるいは連携できるツールがあると便利です。

　メールマガジン用ソフトにいちいち送付先情報を転記したり、あるいはソフト自体を購入したりという手間やコストが削減できます。営業だけでなくプレスリリースをメディア関係者に一斉に配信したいという用途にも向いています。

　また、スマートフォン連携は必須ですが、さらにアプリと連携させて名刺管理ツールの顧客情報から直接相手にアプリ経由で電話をかけられるという機能もあります。そうすれば、業務で使用した電話料金などを把握することが可能になります。

ハードウェアとの連携

　名刺情報のまとまった入力は「アウトソーシング」という方法もありますが、最初の段階で行われる大量の入力が終わった後の日々の入力などは、部署ごとに専用スキャナーを設置してルーティンワークとして各自の名刺をスキャンしてデータ化するようにすると便利です。名刺専用スキャナーも各社から出ています。

　また、複合機と連携させて名刺管理を効果的に行えるツールもあります。規模の小さな会社であっても複合機を利用しているところは多いでしょう。複合機での名刺管理を入口に、顧客管理や営業支援、メールマーケティングなどに活用を広げて行くことが可能です。