基礎から学ぶ、生産性を上げる「コラボレーションツール」とは？：そこが知りたい！コラボレーションツール

企業もグローバル化が進み、時差のある海外支社の従業員と会議をしたり協業することが当たり前となった。従業員間のスムーズなコミュニケーションが促進する「コラボレーションツール」に注目が集まる。

[キーマンズネット]

　IT技術の発展により、ビジネス環境は大きく変化しました。企業のグローバル化も進み、時差のある海外支社の従業員と会議をしたり、協業して仕事を進めたりしていくことは、もはや当たり前となっています。

　そこで重要となってくるのが「コラボレーションツール」です。チャットやSNSなどを利用することで従業員間のスムーズなコミュニケーションが促進でき、文書やファイルの共有は作業の効率化や生産性の向上をもたらします。

　今回はビジネスにおけるコラボレーションツールとはどのようなものなのか、どんな種類があるのかを見ていきましょう。

コラボレーションツールの主なタイプ

　コラボレーションツールとひと口にいってもその機能、種類はさまざまです。ここでは分かりやすく説明するために、以下4つのカテゴリーに分類して説明します。

1. コミュニケーション系
2. スケジュール管理系
3. 会議系
4. ファイル共有、コンテンツコラボレーション系

　実際には複数のカテゴリーにまたがったツールも多く存在します。

コミュニケーション系

　従業員間、また同じプロジェクトに取り組むチームのメンバー間で簡単にコミュニケーションが取れるようにし、業務の連携を高めることによって、コストと時間の節約が期待できるのがコミュニケーションツールです。このカテゴリーには、eメール、インスタントメッセージ（IM）、チャットなどが含まれます。

スケジュール管理系

　チームが同じ目標を達成するために情報や活動内容を共有し、業務の進捗（しんちょく）状況やプロジェクトの段階ごとの成果を確認することを目的としているのが、スケジュール管理系のツールです。これには共有カレンダー、スプレッドシート、タイムトラッキングなどが含まれます。

会議系

　会議系ツールは、チームやグループがリアルタイムで話し合いを行い、アイデアや考えをまとめていくことを目的としています。参加者のいる場所を問わないため、海外支社の人々や自宅勤務者とも直接話し合うことができます。移動時間やコストも削減可能です。会議系ツールとしては、ビデオ会議、グループチャットなどが挙げられます。

ファイル共有、コンテンツコラボレーション系

　文書や表などのあらゆる形式のファイルやコンテンツを複数ユーザーで共有し、共同編集、管理することを目的としているのがファイル共有系ツールです。時間や場所に関係なく、効率よく作業が進められるようになります。

　ファイル共有、コンテンツコラボレーション系には、文書管理、ファイル管理、共有作業領域作成（Wikiなど）などが含まれます。またコラボレーションツールには、自社でサーバを設置するオンプレミス型とクラウド型、有料のものと無料のものとがあります。