文書管理ツールの導入状況（2017年）／後編：IT担当者300人に聞きました（1/3 ページ）

キーマンズネット会員327人を対象にアンケート調査を実施した。文書管理ツールの満足度やツールを導入しない理由など実態が明らかになった。

[キーマンズネット]

　キーマンズネットは2017年6月14日〜6月28日にわたり、「文書管理ツールの導入状況」に関するアンケートを実施した（有効回答数327件）。回答者の内訳は、情報システム部門（導入・検討や運用に関わる立場）は31.9％、製造・生産部門が14.5％、営業・販売部門が11.4％、経営者・経営企画部門が4.5％だった。

　後編では、文書管理ツールの「重視ポイント」「満足度」「導入しない理由」などを調査した。ツール導入者の満足度は77.3％と、6年前の前回調査より21.2ポイントも増加していることなどが分かった。

　なお、グラフ内で使用している合計値と合計欄の値が丸め誤差により一致しない場合があるので、事前にご了承いただきたい。

ツール導入では「使い勝手」が重視される

　はじめに「文書管理ツール導入で重視する（した）ポイント」を、1位から3位まで尋ねた（図1-1〜図1-3）。その結果、1位から3位までの全てでTOP3に入っていたのは「運用管理のしやすさ」と「文書・データ登録のしやすさ」の2項目で、その他は「導入コスト」「運用管理コスト」「セキュリティ」などの項目が選択される傾向にあった。

　一般的にツール導入のアンケート調査で「重視ポイント」を尋ねると、ほとんどの調査で「コスト面を重視する」結果が出ることが多いが、文書管理ツールに関しては「運用管理」「データ登録のしやすさ」など使い勝手が重要視されている珍しいケースだ。

　前編でで紹介した「文書管理ツールの導入単位」で「全社導入」が67.1％と圧倒的多数であったことから、全社的にツール活用が進まないと内部統制やコスト削減や業務効率化などのメリットが出しにくい文書管理ツールの特性が関係していると予測できる。

図1 重視ポイント（2017年・1位〜3位）