Googleスプレッドシートとは何か

Googleスプレッドシートは、G Suiteのビジネスツールの1つで、表やグラフの作成から多彩な関数を駆使した高度なデータ分析まで幅広く使える表計算アプリケーションだ。Microsoft Excelとの違いはどこにあるのか。

[今井晶也，セレブリックス]

本コラムは2016年3月30日に公開した「今さら聞けない“Google Appsのトリセツ” 〜スプレッドシート1〜」を再編集したものです。Google Appsは2016年9月に「G Suite」に名称が変更されています。

　前回は、G Suite（旧Google Apps）に実装されている便利なアプリケーションの1つである「Googleドキュメント」の使い方を紹介しました。今回は、Google Appsユーザーが使用する頻度が高いビジネスアプリケーションの1つであある「Google スプレッドシート」について紹介します。

ここが便利なGoogleスプレッドシート、3つの強み

　Googleスプレッドシートは、G Suiteのビジネスツールの1つで、表やグラフの作成から多彩な関数を駆使した高度なデータ分析まで幅広く使える表計算アプリケーションです。

　一般的な表計算の機能はもちろんのこと、チャートやグラフ、条件付き書式、フィルタ機能、関数、ピボットテーブルなども作成できるので「Microsoft Excel」の機能と比べても全く遜色のないアプリケーションです。

　Googleスプレッドシートが便利で優れている理由は大きく3つあります。

1. 常に「無料で」最新機能を使える
2. 共有権限で、いつでもどこでも誰とでも同じファイルを更新できる
3. スプレッドシート内のデータを他のアプリケーションと連携できる

　他にも挙げればキリがありませんが、使っていて特に便利だと感じるのは上記の点です。以下に簡単に紹介します。

常に「無料で」最新機能を使える

　Googleスプレッドシートに限らず、G Suiteの全てのアプリケーションにおける魅力の1つが、無料で最新のバージョンを利用できる点です。

　Microsoft Officeなど、一部のソフトウェアやアプリケーションは新しいバージョンが販売されても新たなライセンス契約を結ばないと、最新のアプリケーションを利用できません。

　Googleスプレッドシートを含めたG Suiteは、Googleが定期的に最新の機能を付与したり、ユーザーによる使い勝手のフィードバックを基により便利なアプリへと改善したりします。ユーザーからすれば常に最新のアプリを無料で使えるので大変助かります。

共有権限で、いつでもどこでも誰とでも同じファイルを更新できる

　G Suiteの他のアプリと同様に、作成したデータやファイルはオンライン上に保存されます。そのため、いつでもどこからでもGoogleにログインするだけで利用できます。他のユーザーに共有権限を付与して、同時に作業することも可能です。

　ファイルにアクセス中のユーザーはアイコンで表示され、誰がどのセルを変更したかも一目で分かるようになっています。編集した内容は自動で保存されるので、保存せずにファイルを閉じてしまうといったリスクがありません。

スプレッドシート内のデータを他のアプリケーションと連携できる

　G Suiteは複数のアプリケーションの集合体です。この特性を利用して、Googleスプレッドシートと他のアプリケーションを連携させることが可能です。

　例えばGoogleスプレッドシート上でアポイント情報を管理する場合、予定をGoogleカレンダーに自動反映できます。在庫管理ならばGmailと連携させて在庫切れのアラートメールを関係者に配信できます。いずれも大掛かりなシステムを組まずに実装可能です。

Googleスプレッドシートと他のアプリケーションを連携

スプレッドシートで作成できる帳票

　Excelの活用シーンとして、営業管理、在庫管理、販売管理、売上管理、顧客管理などが挙げられます。頻繁に情報を更新したり、ファイルを更新する人が多いものはGoogleスプレッドシートで運用することをお薦めします。

　Googleスプレッドシートであれば、いつでもどこでも更新ができ、他のユーザーと同時更新ができるため、余計な手間が減り、仕事の幅が広がります。他のアプリケーションと連携させてアラート機能を持たせたり、作業効率化を高めたりすることが可能です。

　筆者もExcelを業務に多用してきましたが、Googleスプレッドシートを使用すればするほど、単なるExcelの代用ではなく、ファイルを複数人同時に編集できる点やデバイス問わずファイルにアクセスし編集できる点など、Excel使用時とは違った仕事の広がりを感じます。

著者紹介：今井晶也

2007年セレブリックス入社し、営業代行事業のメンバーを経てプロジェクトマネジャーを経験。これまで100社以上、1000商品を超える新規営業や販路開拓を行い、クライアント企業の業績向上に貢献。現在は、多くの営業支援で培ったノウハウと経験を武器に、営業の教育や講演活動などを行い、活動の場を広げている。