だからMicrosoft 365活用は行き詰まる……導入失敗企業がおろそかにしがちなコト

「Microsoft 365」には、Officeツールだけではなく、組織の業務改善や業務効率化を支援するツールも含まれている。そうしたツールを活用して組織を変えたいと期待を込めて導入するも、「思うように利用が浸透しなかった」という声も聞かれる。そうした“失敗企業”に欠けていることとは。

[太田浩史，内田洋行]

　「Microsoft 365」を導入するきっかけとして、グループウェアのリプレースや、「Microsoft Teams」など利用したいツールがあるなど、さまざまな理由が考えられる。予算を割いて導入するからには、幅広い業務でツールやサービスを活用し、組織と従業員の双方でメリットを享受したいはずだ。

　しかし、そうした思いを込めてMicrosoft 365を導入したものの「導入効果が感じられない」という落胆の声もしばしば聞かれる。このギャップを生む理由の一つに、「社内の業務がデジタル化されていない」ことがある。「Microsoft SharePoint Online」やMicrosoft Teamsといったツールによって情報共有やコミュニケーションといった働き方の一部分を改善することはできるが、目を向けるべき点はそれだけではないはずだ。

　例えば、社内申請などのワークフローはいまだに紙ベースのやりとりで、承認者の押印を必要とする組織もある。業務に物理的な制約が加わった途端に、従来通りの仕事の進め方が求められる。いくら情報共有やコミュニケーションの方法を変えられたとしても、旧態依然とした業務フローを改善しない限りは、従業員はツールの導入効果を感じづらいだろう。Microsoft 365の導入効果を高めるためには、業務全体のデジタル化も表裏一体で考える必要があるのだ。

　このように、Microsoft 365を有効活用できていないと嘆く組織には、共通する幾つかの課題がある。本連載（全5回）では、「だからM365活用は行き詰る……5つの理由」と題し、課題点を指摘するとともに「どうすれば導入効果を上げられるのか」「課題に対してどのように対処すべきか」を考察する。

著者プロフィール：太田浩史（内田洋行　ネットワークビジネス推進事業部）

2010年に内田洋行でOffice 365（Office 365の前進であるBPOS）の導入に携わり、以後は自社、他社問わず、Office 365の導入から活用を支援し、Office 365の魅力に憑りつかれる。自称Office 365ギーク。多くの経験で得られたナレッジを各種イベントでの登壇や書籍、ブログ、SNSなどを通じて広く共有し、2013年にはMicrosoftから「Microsoft MVP Award」を受賞。

“今どき”の業務改善はここが違う

　現在利用するワークフロー製品をリプレースしようと、Microsoft 365の導入を検討する企業もある。その場合、ITツールの見直しに重点が置かれることがほとんどで、情シスなどによって「既存のワークフロー製品と同様の機能を実現できるか否か」といった視点だけで議論がなされることが多い。

　一方で、従業員はこれまでアナログだった身近な業務のデジタル化に期待を寄せる。ITツールを新規導入することで、自分たちの業務がより良くなることを期待しているからだ。ただ単に身近な業務のデジタル化を目的とするのであれば、Microsoft 365のライセンスに含まれる「Microsoft Power Platform」でも実現できるだろう。人事や総務、IT部門などへの申請において、直属の上司の承認さえもらえば済むような単純なワークフローであれば、SharePointや「Microsoft Power Apps」「Microsoft Power Automate」を組み合わせることでデジタル化できるケースも多い。