データ集計、効率化に使えるTeams、Excel、Wordの小ワザ4選

「Microsoft 365」に含まれるアプリケーションは豊富が故に、機能を網羅的に把握するのは難しい。日常的に利用するExcelやWordにも、基本的なものではありながらも、まだまだ知らない便利機能がある。

[キーマンズネット]

　非効率だと思いながらも定型の作業パターンが慣習化され、なかなか抜け出せないのはよくあることだ。「Microsoft 365 Apps」に含まれる「Microsoft Excel」（以下、Excel）や「Microsoft Word」（以下、Word）、そして「Microsof Teams」（以下、Teams）などのクラウドサービスには、作業の効率化を助ける多様な機能や関数、ショートカットがまだまだある。

　日本マイクロソフトは、「Twitter」の公式アカウントで日々の業務で使えるテクニックを紹介している。本稿では、最近投稿されたTipsの中から幾つかをピックアップして紹介する。

「数値を簡単に可視化したい」「情報が見つからない」を解決する

　今回は、Microsoft 365 Appsの中でも日常業務で利用頻度の高いExcelとWord、そしてTeamsで使える機能や関数、コマンドなどを紹介する。

Excel：「スパークライン」で数値やデータを可視化する

　テーブルの数値を視覚化する手段として、Excelには棒グラフや折れ線グラフ、円グラフなど、多様なグラフの作成機能がある。これをさらに容易にしたのが「スパークライン」だ。図1のように、1つのセルに収まるほどのグラフを表示できる。値の系列に見られる傾向を可視化して示したり、最大値や最小値を強調表示したりしたい時に使える機能だ。データ範囲と、グラフを挿入する場所を指定するだけで簡単に作成可能だ。

図1　セルに簡単なグラフを表示させる「スパークライン」（出典：日本マイクロソフトのTwitter公式アカウント）

Excel：セル内の文字を斜めに表示する

　表を作成する時に、各項目のタイトルや見出しが長くて収まりきらない時がある。そんな時は、文字列を斜めに表示させることで列幅を広げずに済み、見やすさも維持できる。表示形式を変更するセルを選び、[ホーム]タブで、[書式]、[セルの書式設定]の順にクリックし、[罫線]タブで範囲の左、右、中央に縦の罫線を適用する。[配置] タブで、[方向]ボックスに角度の値を入力するか、インジケーターを目的の角度にドラッグし、[水平方向の配置]で[中央揃え]を選んで[OK]をクリックすることで設定可能だ。

図2　項目の斜め表示で長い文字列も幅を取らない（出典：日本マイクロソフトのTwitter公式アカウント）

Teams：自分宛てのメッセージを探し出す方法

　チャネルの参加人数が多ければ、その分タイムラインに流通するメッセージ量が増え、時にメッセージを見失ってしまうことがある。自分宛てのメッセージを見失ってしまった時は、検索窓で「/mentions」と入力することで自分宛てにメンションされたメッセージだけを素早く見つけ出せる。

図3　見失った自分宛てのメッセージをコマンドで見つけ出す（出典：日本マイクロソフトのTwitter公式アカウント）

Word：段落の上下を簡単に入れ替える方法

　Wordで段落の上下を入れ替える時はカット＆ペーストを使いがちだが、段落を上下に移動させるショートカットがある。[Shift]＋[Alt]＋[↓]で段落を下に移動させ、[Shift]＋[Alt]＋[↑]で上に移動させることができる。

図4　段落を移動できるショートカット（出典：日本マイクロソフトのTwitter公式アカウント）

　日本マイクロソフトの公式Twitterアカウントでは、仕事で使える機能やショートカットなどが投稿されている。定期的にチェックすることで、機能やテクニックに関する情報を効率的に収集できるだろう。通勤時間や休憩時間などちょっとした隙間時間を使って、一度覗いてみてはどうだろうか。