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日本語版Copilot for Microsoft 365を徹底的に使い倒す方法

Copilot for Microsoft 365は多くの関心を集める一方で、企業からは「業務での活用の仕方が分からない」という声も聞かれる。日本マイクロソフトの担当者が操作方法や活用シーンなどを紹介した。

» 2024年06月21日 08時00分 公開
[平 行男合同会社スクライブ]

 「Microsoft Copilot for Microsoft 365」(以下、Copilot for Microsoft 365)は、OpenAIの自然言語処理技術を用いた「Microsoft 365」向けのAIアシスタント機能だ。「Teams」や「Outlook」「Excel」「Word」「PowerPoint」「SharePoint」などのOfficeアプリと連携し、会議の議事録作成や、ドキュメントやメールの作成など日常業務をサポートする。

 キーマンズネットが実施したアンケート調査「Microsoft 365とGoogle Workspaceの利用状況」(実施期間:2023年12月8日〜12月22日、回答件数:311件)では、Copilotへの関心が高い一方で「業務での利用の仕方が分からない」といった活用法に悩む声も聞かれる。

 日本マイクロソフトの浮海文香氏(パートナー事業本部 エンタープライズパートナー統括本部 サービスパートナー営業本部 パートナーディベロップメントマネージャー)の解説を基に、Copilot for Microsoft 365の使い方や活用シーンなどを紹介する。

議論の内容から雰囲気まで、会議の全てをTeamsのCopilotでレポート可能に

 参加できなかった会議の内容を他の参加者に「あの会議ってどうだったの?」と確認するケースはままある。会議の議事録があったとしても、それだけで決定内容を十分に理解できないときもあるだろう。

 TeamsのCopilotには、会議のレコーディングデータから誰がどの時点でどう発言したかを確認できる「スピーカーマーカー」という機能がある。「トピック」を選択すると、どんな議題がどれくらいの割合で話されていたかを確認できる。

 画面右側には会議メモやフォローアップタスクがAIによってまとめられている(図1)。会議で決まった内容を基に「誰が何をやるべきか」をまとめたいときは、画面上部にある「Copilot」ボタンを押してチャット欄に「アクション、オーナー、期限別にアクションアイテムをテーブルにリストしてください」とプロンプトを入力することで、テーブル形式で整理されたアクション内容を出力してくれる。

図1 Teams会議の録画画面。右側には会議のメモがまとめられている(出典:日本マイクロソフトの投影資料)

 また、決定事項以外にも、会議の雰囲気などのインサイトも容易に得られる。

 「この決定は簡単でしたか」「不満に感じている人はいましたか」「会議の雰囲気はどうでしたか」とプロンプトを入力すると、TeamsのCopilotが賛成意見や反対意見から会議の雰囲気をレポートしてくれる。発言の引用元もレコーディングデータから確認できる。さらに「発言者と発言回数をテーブルにまとめてください」と投げかけると、会議の結論やアクションだけでなく、参加者がどんなことを話したのか、どのくらいの発言回数だったのかも把握できる。

 TeamsのCopilotと壁打ちをしてアドバイスを受けることも可能だ。例えば、議論に向け漏れがないか、停滞した議論を前に進めるアイデアはないかと考えるとき、「このプロジェクトで生じ得るリスクを挙げて、そのリスクへの対策をテーブルにまとめてください」とプロンプトを投げると、会議で細かく議論できなかったリスクの可能性とその対応策をCopilotがまとめてくれる。また「以下のフォーマットで議事録を作成してください」と出力したい項目を区切ってプロンプトを投げると、メールやチャットに貼り付けられる形式で議事録を出力してくれる。

図2 「以下のフォーマットで議事録を作成してください」とプロンプトを投げる(出典:日本マイクロソフトの投影資料)

OutlookのCopilotがメール文章の“ダメ出し”から改善案まで

 OutlookのCopilotには「Copilotによる要約」というボタンがあり、瞬時に長文のメールを短い文章にまとめてくれる。英語のメールでも日本語での要約が可能だ。要約で気になるところは脚注から引用元の文章にジャンプできる。

 メール作成画面にある「Copilotを使った下書き」というボタンを押し、文章に記載したい内容と文章のトーン(カジュアル、フォーマルなど)や長さ(短い、長い)を選択すると、送信先に合わせた文体でCopilotがメール文面を提案してくれる。その内容で良ければ「保持」ボタンを押すと下書きに反映できる。

 下書きの内容が気に入らなければ「再生成」ボタンを押すと、あらためて文章を作成し、提案してくれる。PCだけでなくスマートフォンでもこの機能を利用できるので、外出先でスマートフォンからメールしたいときにも有効だ。

図3 CopilotによるOutlookメールの下書き(出典:日本マイクロソフトの投影資料)

 OutlookのCopilotに文章のコーチングを受けることもできる。例えば、顧客からの質問への回答文を作成したとする。画面右上の「Copilot」にある「Copilotによるコーチング」をクリックすると文章のトーンや否定的な表現、明瞭さなどを指摘し、文章作成の改善提案を受けられる。

 TeamsのCopilotにもチャットをサポートする機能がある。要点がまとまらなくなったり、理解が追い付かなくなったりしたときに役に立つ。英語でのやりとりであっても、「カテゴリーごとに箇条書きでまとめてください」とプロンプトを入力すると、その通りにまとめてくれる。

 英語でのチャットでは「書き換え」も便利な機能だ。英語の表現に自信がない場合でも、トーン別に代替文章を提案してくれる。その中から気に入った文章を選択するだけでスムーズに英語でのやりとりができる。

図4 書き換えイメージ(出典:日本マイクロソフトの投影資料)

 WordのCopilotにはマニュアルや長文のレポートの作成、参考文章をスピーディーに理解するのに役立つ機能がある。

 参考にしたいWordドキュメントを開いて、「このドキュメントについて質問する」をクリックすると、開いている資料を基に回答が返ってくる。例えば、ソフトウェアのマニュアルを開いているときに「アカウントの作成方法は?」と質問を投げると、即座に回答が返ってくる。TeamsやOutlookと同様に回答に対する引用元を参照可能だ。

 長文の資料を解読したいときは、WordのCopilotが提示している「このドキュメントを要約する」をクリックすると、長文の資料をコンパクトにまとめてくれる。また、ドキュメントに関するFAQを作成することもできる。文章の理解度チェックや要点の再確認ができ、説明やスピーチする前の壁打ちにも効果的だ。

図5 ドキュメントの要約(出典:日本マイクロソフトの投影資料)

ドキュメントやプレゼンテーション資料の作成も効率化

 ドキュメントやプレゼンテーション資料の作成には、資料を見ながら原稿を作って文章に校正をかけて、デザインを追加して……と、相応の時間を要する。ドキュメントや資料の作成にもCopilot for Microsoft 365は有効だ。

 WordのCopilotに「日本の製造業の課題をレポートしてください」とプロンプトを投げると、Copilotがインターネットから情報を検索して、Wordファイル形式のレポートにまとめてくれる。内容が良ければ「保持する」をクリックするだけだ。

 レポートの最後にイングリッシュスピーカー向けにレポートの要約を英文で挿入したいときも、Copilotに「サマライズ」と入力して、該当ページへのリンクを張って「生成」ボタンをクリックすることで、英語で要約した文章を作成してくれる。

図6 Copilotによるレポート作成(出典:日本マイクロソフトの投影資料)

 期待値により近い文章を作成したいときは、Copilotに細かく明確な指示を出せばいい。例えば、カップラーメンのマーケティング業務の一環として、新商品の市場調査のためのアンケートの企画書を作成するとしよう。WordのCopilotに、アンケートを実施する背景や目的、アンケート内容や条件、希望する出力形式などを細かく指定すると、WordのCopilotが企画書をまとめてくれる。

 その企画書をベースにPowerPointの資料も作成できる。PowerPointのCopilotで作成された企画書を選択すると、自社のテンプレートをベースにプレゼンテーションの下書きを作成してくれる。スピーカーノートのドラフトも作成されるので、大幅な時短効果が期待できる。

 PowerPointのデザイナー機能を使ってレイアウト変更も可能だ。「TEAMSトランシーバーでの現場のコミュニケーション円滑化」というタイトルに合わせて、トランシーバーの画像を追加した。デザイナー機能により、インターネットでフリー素材を探して貼り付けるという面倒な作業が不要になる。

図7 画像追加画面イメージ(出典:日本マイクロソフトの投影資料)

 このように、Copilot for Microsoft 365を使うことで、業務の効率化や時短が容易になる。勤務先で利用できる環境ならば、一度試してみてはどうだろうか。

本稿は、日本マイクロソフトとTOSYSによるイベント「Copilot for Microsoft 365 で DXを加速!マイクロソフト社員と語る、業務改革への第一歩」の内容を基に、編集部で再構成した。

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