電子化が進むも84％が"ファイル迷子"に 中小企業のファイル管理、復旧の課題

kubellストレージは、中小企業のファイル管理とセキュリティに関する調査結果を発表した。電子化が進んでも、管理ルールが不十分な企業では検索に手間がかかる傾向が見られた。

[キーマンズネット]

　kubellストレージは2026年5月7日、中小企業のファイル管理とセキュリティに関する意識調査の結果を公表した。調査は「Chatwork」を利用する全国のビジネスパーソンを対象にインターネットで実施され、有効回答数は505件だった。

専任情シスがいない中小企業は約65％　データ復旧への不安も

　調査によると、ITシステムの管理体制では「担当者は誰もおらず、各自で対応している」が38.8％で最も多かった。「他業務と兼任」（25.7％）と合わせ、専任の情シスがいないとした回答は計64.5％に達した。中小企業では情シスを置きにくい実情が、ファイル管理の運用負荷にもつながっていることがうかがえる。

　ファイル所在と電子化状況に関する設問をクロス集計した結果、電子化が進んでいても管理が十分でない場合には、「欲しいファイルを探すのに時間がかかる」とした層が約84％に上った。紙の書類をデジタル化するだけでは十分ではなく、保存場所や命名ルールなど、その後の運用設計が検索性を左右しているようだ。

　データの安全性については、「復旧できるか不安」と答えた層の内訳として、クラウドストレージ利用者が38.3％、社内サーバ・NAS利用者が27.5％だった。保存先の違いだけで安心感が決まるわけではなく、バックアップや復旧手順をどこまで把握・共有できているかも課題になっている。

　今回の調査結果からは、ファイル管理の課題が「電子化しているかどうか」から、「電子化後の運用をどう定着させるか」に移っていることがうかがえる。特に情シス専任者がいない企業では、高機能な仕組みの導入そのものよりも、少人数でも無理なく回せる管理ルールを整えられるかが実務上のポイントになりそうだ。