グループウェアの基本機能とは？
グループウェアの提供する機能は、主に以下の7つが挙げられる。
●ポータル機能
全社共通あるいは個人単位のポータルページを作成する機能。
●文書管理機能
文書やデータファイルを一元的にサーバ上で管理し、文書や画像などのデジタルデータを共有できる機能。
●スケジュール共有機能
個人およびグループのスケジュールをお互いに共有しながら管理できる機能。
●掲示板機能
社内／部内／グループ内全員に知らせたい情報を掲示し、迅速に通知することができる機能。
●Webメール機能
Webブラウザ上でメールの送受信ができる機能。
●ワークフロー機能
各種届出や申請書類を決められた決裁者へ申請する機能。合議などの承認グループのルール設定などに応じて申請経路をあらかじめ設定できる。
●電子会議室機能
拠点が多く、離れていても、時間、場所を問わず意見交換を行うことができる機能。
グループウェアの導入メリットとは？
グループウェアの導入メリットとしては、主に次の2つが挙げられる。
●社内情報／ナレッジの共有化
グループウェアを導入することで、社員が必要な情報をリアルタイムで共有することができ、迅速な判断や対応が可能になる。また連絡事項や、個人の持っているノウハウ／経験知を掲示板やブログなどにアップすることで、社内に眠っていたナレッジ共有を実現することもできる。
●業務の効率化
シングルサインオンと連携することで、一度グループウェアにログインしてしまえば他の業務アプリケーションにもログインできるようになるなど、企業に存在する多くのシステムのポータルとしても活躍する。また会議を開催する場合に、出席者全員のスケジュールを各人にヒアリングして調整するのは時間のかかる作業だが、グループウェアを導入すれば、出席者のスケジュールがひと目で把握でき、素早く会議をセッティングすることができる。
