進捗管理を行う際、プロジェクトマネジャーは各部門から進行状況の情報を収集し大日程に反映する。複数のプロジェクトが同時に動いていて、それらを一覧で管理したいと思った時には、別途案件一覧のシートを作成し、大日程から転記するという作業が必要だ。

　一方、各部門の日程管理者は、プロジェクトマネジャーが立てた大日程から自部門に関係する日程を切り出して自分のExcelに転記する。さらにそこから部門内の各チームの計画や、人や製造用機械など製造に必要なリソースの計画、あるいは自部門が担当している案件一覧など、必要に応じて切り口の異なる複数の日程表を作成する。ここでも転記が発生する。

　こうしたExcelを使ったプロジェクト管理には、大きく3つの問題点が存在する。

　まず情報の管理を人手に頼ることになるので、転記時の情報漏れや管理レベルの差が発生する恐れがあることだ。

　また、コンカレントエンジニアリングが求められる現在、複数部署が同時並行でプロジェクトを進めることになる。その際に部門間の日程の擦り合わせ、すなわち情報連携をリアルタイムに行うことが難しいことだ。

　さらに各部門が参照するプロジェクトの日程は大日程表ではなく、各部門がそれぞれに作成する日程表が利用されることになり、ここで情報の二重管理が発生する。大日程表は報告のためだけに存在することになり、ほぼ形骸化してしまう。

　これでは効率的なプロジェクト管理を行うことができないだけでなく、最終的にアウトプットされる製品の品質にも大きな影響を与えることになる。企業には今、転記ミスや二重管理、日程調整の難しさといったExcelの数々の問題点を克服し、効率的なプロジェクト管理を実現することが求められている。

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図1　Excelで開発日程の管理をする際の数々の課題（出典：日立ソリューションズ東日本）