会議の実施状況と課題（2019年）／前編（3/4 ページ）

公開 2019年01月24日 08時02分

更新 2019年02月07日 10時11分

[キーマンズネット]

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「会議は永遠の課題」――出口が見えない会議問題に有効な方策はあるのか

　会議にまつわる不満や課題といえば、先ほどの設問でも約半数を占めた「会議の長時間化」が挙がる。この問題は今に始まったことではない。なかなか問題を解決できないのは何がネックとなっているだろうか。そこで、「会議が長時間化する原因」「長期化を防ぐ方策」についてアンケート回答者の考えを聞いた。

何が会議時間を長期化させるのか？

　長時間化の原因として「会議のゴールや着地点が設定されていないため」という意見が多く寄せられた。目的を見失い、形骸化した会議に疑問を持つ人が多いようだ。また、会議コストには設備や資料作成だけでなく「人件費も掛かっていることを認識する必要がある」というコスト意識に関する指摘の声も挙がった。

（1）ゴールが設定されていない

ゴールを定めないまま会議を実施することが多い。また、事前に会議アジェンダが共有されていないため、資料の説明で時間を取ってしまう
会議のゴール設定、会議時間の目安設定がない
事前に着地点を見極め、会議の主目的（出さなければいけない結論）は明確にするべきである

（2）意思決定者が参加していない

全ての事案において責任者、意思決定者が誰かが決まっておらず、関係者全員で検討と合意を行っている
意思決定者がいれば30分で終わるが「どうしていいか分からないこと」を決める会議が多く、結果として会議が長引く

（3）その他の要因

会議にも人件費が掛かっていることを認識していない

長期化を防ぐ方策とは

　解決策では、主に「会議は議論、検討する場ではなく意思決定の場とするべき」という声が多く挙がった。会議は単なる報告会や検討会ではなく、物事を前に進めるための場だという認識に変えるべきだという意見だ。また、会議の形をとらなくとも、コミュニケーションツールやSNSを活用することで、会議を削減できるという声もあった。

（1）検討、議論する会議を減らす